Vor der Pandemie hatte Logikcull ein Büro in der Innenstadt von San Francisco und wie die meisten Technologieunternehmen viele Meetings.
Nach der Pandemie kaufte das Unternehmen die Büromiete und 110 Mitarbeiter auf, die über 40 Bundesstaaten und vier Länder verstreut waren.
Gerade als andere Unternehmen Online-Huddles hinzufügten, um Menschen während der Fernarbeit zusammenzubringen, hielt CEO Andy Wilson inne, um sich zu fragen: Könnten all diese Meetings E-Mails sein? Die Antwort, sagt er, sei oft ja gewesen.
Logikcull halbierte die Anzahl der Meetings und begann, sich auf asynchrone Kommunikationstools zu verlassen, um über fünf Zeitzonen hinweg in Verbindung zu bleiben.
Mit weniger Meetings stieg die Produktivität. So auch die Moral der Mitarbeiter.
„Meetings sind einfach scheiße. Sie können dir das Leben aussaugen“, sagte Wilson. „Die Tatsache, dass wir die Zeit der Menschen nicht mit endlosen Meetings verschwenden, hat zu ihrer Qualität im Arbeitsleben beigetragen.“
Wie vielfältig ist Corporate America?:Es gibt mehr schwarze Anführer, aber weiße Männer leiten es immer noch
Asiatische Frauen in Führung:Asiatische Frauen werden von der Führung in Amerikas Top-Unternehmen ausgeschlossen. Unsere Daten zeigen warum.
Ob persönlich oder online, Meetings verstopfen die Kalender
Es ist nicht nur ein beliebtes Internet-Meme oder eine häufige Beschwerde am Wasserspender. Von Einzelgesprächen bis hin zu Allhand-Meetings im Büro können Kalender verstopfen.
Ob persönlich oder über Videodienste wie Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom, Besprechungen können überplante Mitarbeiter zur Ablenkung bringen. Mitarbeiter werfen verstohlene Blicke zur Tür oder auf Telefone oder verbringen Meetings damit, E-Mails zu beantworten oder an nicht zusammenhängenden Aufgaben zu arbeiten.
Organisationsexperten sagen, dass der Ansturm von Meetings die Mitarbeiter erschöpft und die Produktivität verringert.
Seit Jahren versuchen Unternehmensmanager, die Agenden zu straffen und Sitzungen zu verkürzen. Sie haben Sitzungen im Stehen abgehalten, sind gegangen und haben Gespräche geführt. Sie haben sogar dazu ermutigt, vorher ein Glas Wasser zu trinken und der Natur ihren Lauf zu lassen.
Da sich Entlassungen ausbreiten und der Druck wächst, die Effizienz zu steigern, experimentieren einige Unternehmen mit neuen Wegen, um das Aufblähen von Meetings in ihren Organisationen zu bekämpfen.
Unternehmen experimentieren mit sitzungsfreien Tagen
Nehmen Sie Shopify mit etwa 10.000 Mitarbeitern. 12.000 Termine wurden aus den Kalendern der Mitarbeiter gelöscht. Das Unternehmen schätzt, dass der Umzug in diesem Jahr über 322.000 Stunden freisetzen wird.
Es zielte nicht nur auf die Anzahl der Besprechungen ab, sondern konzentrierte sich auch darauf, längere arbeitsfreie Arbeitszeiten zu schaffen, damit die Mitarbeiter nicht drei oder vier 30-minütige Besprechungen an einem einzigen Morgen hatten.
Mittwoche sind als „meetings free“ ausgewiesen und Meetings mit 50 oder mehr Personen können nur donnerstags in einem Zeitfenster von sechs Stunden abgehalten werden.
„Niemand ist Shopify beigetreten, um an Meetings teilzunehmen“, sagte Kaz Nejatian, Vice President of Product und Chief Operating Officer, den Mitarbeitern in einer E-Mail.
Produktive Meetings vs. Zeitfresser
Nicht alle Meetings sind schlecht. Tatsächlich können sie für Zusammenarbeit und Innovation von entscheidender Bedeutung sein, sagt Benjamin Laker, Leadership-Professor an der Henley Business School der University of Reading.
„Meetings können eine großartige Möglichkeit für Teams sein, zusammenzukommen, Ideen auszutauschen und auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten“, sagte Laker.
Aber zeitraubende Meetings – Meetings mit zu vielen Leuten und ohne klares Ziel oder Meetings, die zu lange dauern, vom Thema abschweifen oder sich in Meckersitzungen verwandeln – können die Produktivität stark beeinträchtigen, fanden Laker und seine Kollegen bei ihrer Forschung heraus .
In den 76 befragten Unternehmen hielten 92 % der Mitarbeiter Meetings für kostspielig und unproduktiv. Darüber hinaus stieg die Mitarbeiterproduktivität um 71 %, wenn Meetings um 40 % reduziert wurden.
Es ist nicht Ihre Einbildung: Sie haben jetzt mehr Meetings
Laut Constance Hadley, Organisationspsychologin an der Questrom School of Business der Boston University und einer der Autorinnen des Artikels „Stop der Meeting-Wahnsinn.“
Führungskräfte verbringen durchschnittlich fast 23 Stunden pro Woche in Meetings, gegenüber weniger als 10 Stunden pro Woche in den 1960er Jahren.
Fürchten Sie die bevorstehende Arbeitswoche? Meetings können der Grund sein
Und Meetings tragen wesentlich zu den Sonntagsängsten bei – diese Gefühle der Angst oder Furcht am Tag vor der Rückkehr zur Arbeit, sagt Hadley.
„Mein Mann und ich nannten es Sunday Nightitis, dieses Gefühl, wenn man seinen Kalender für die Woche aufschlägt und sich nur ein bisschen verletzen will, damit man nicht an all diesen Meetings teilnehmen muss“, sagte sie.
Dank COVID hat sich die Überlastung der Meetings während der Pandemie verschlimmert
Die Überlastung von Meetings wurde während der Pandemie noch viel schlimmer, sagt Tom Medema, CEO von Bubbles, einem Collaboration-Tool für Remote-Arbeit.
Microsoft stellte fest, dass sich die Anzahl der Besprechungen, an denen der durchschnittliche Teams-Benutzer teilnimmt, von Februar 2020 bis Februar 2022 mehr als verdoppelt hat, während sich die in diesen Besprechungen verbrachte Zeit mehr als verdreifacht hat.
Zu viele Meetings, zu wenig „tiefe“ Arbeit
Überschwemmt mit Meeting-Einladungen sagen die Mitarbeiter, dass sie verzweifeln, wenn sie Kalender sehen, die mit aufeinanderfolgenden Meetings überfüllt sind. Manchmal sind sie doppelt oder sogar dreifach gebucht.
Mehr Zeit in Besprechungen bedeutet weniger Zeit für „tiefe Arbeit“, die Fähigkeit, sich ohne Ablenkungen zu konzentrieren. Mitarbeiter sagen, dass sie früher zur Arbeit kommen oder länger bleiben, um bei Aufgaben voranzukommen, die ein höheres Maß an Konzentration erfordern.
“Wie erledigt jemand seine Arbeit?”
Chase Dimond ist in sieben verschiedenen Geschäftsbereichen tätig, darunter eine Werbeagentur mit 130 Mitarbeitern. Als ehrgeiziger Manager, der gerne am Puls all seiner Geschäfte ist, saß Dimond früher an acht bis zwölf Besprechungen pro Tag, die zwischen 15 Minuten und anderthalb Stunden dauerten.
„Ich habe mich immer gefragt: Wie schafft man es, Arbeit zu erledigen? Es fühlt sich an, als würde ich nur reden, um meinen Lebensunterhalt zu verdienen“, sagte Dimond, der nachts und am Wochenende arbeiten musste, um mit seinem Arbeitspensum Schritt zu halten.
Vor drei Jahren, als er sein erstes Kind bekam, erkannte Dimond, dass etwas nachgeben musste. Jetzt nimmt der zweifache Vater an ein bis zwei Meetings am Tag teil und nutzt Collaboration-Tools, um auf dem Laufenden zu bleiben.
„Ich fühle mich so viel produktiver. Ich bin in der Lage, tief zu arbeiten“, sagte er.
4 Tipps für großartige Meetings
Leslie Perlow, Leadership-Professorin an der Harvard Business School, sagt, dass gut geführte Meetings von unschätzbarem Wert sind.
„Es geht nicht darum, ständig alle Meetings abzuschaffen“, sagte sie. „Es geht nur darum, die richtigen Meetings zur richtigen Zeit mit den richtigen Leuten zu finden.“
Wir haben Laker um einige Tipps gebeten, wie man die richtigen Meetings abhält. Er sagte:
- Legen Sie einen Zweck für jedes Meeting fest, bevor Sie es planen. Stellen Sie sicher, dass die Ziele klar definiert sind.
- Fragen Sie sich, ob die Informationen auf andere Weise kommuniziert werden könnten, z. B. per E-Mail oder Slack-Thread.
- Halten Sie Besprechungen kurz und zielgerichtet. Versuchen Sie, Besprechungen genau so zu planen, wie sie benötigt werden, und stellen Sie sicher, dass sich alle an die Tagesordnung halten.
- Begrenzen Sie die Anzahl der Personen, die an einem Meeting teilnehmen, und schließen Sie nur diejenigen ein, die dort sein müssen.