-Nutzung von Technologie zur Steigerung der Produktivität im Einkauf
Von Wole Opesanmi
Abstrakt
In der heutigen schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Ein entscheidender Aspekt der Unternehmensführung ist die Beschaffung – der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb des Unternehmens erforderlich sind. Um Beschaffungsaktivitäten zu rationalisieren und zu verbessern, greifen viele Unternehmen auf Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme zurück. ERP hat sich als unschätzbar wertvolles Werkzeug für Beschaffungsabteilungen erwiesen und bietet eine Reihe von Vorteilen, die sich erheblich auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens auswirken können. Als erfahrener Beschaffungsexperte habe ich Beschaffungsaufträge mit ERPs und Beschaffungsaufträge ohne ERPs ausgeführt und weiß, was das ist besser.
In diesem Artikel werden wir eingehend untersuchen, was ERPs sind, warum sie für die Beschaffung wichtig sind und wie man sie am besten nutzt.
Unternehmensressourcenplanung (ERP)
ERP-Systeme sind Softwarelösungen, die verschiedene Kerngeschäftsprozesse, darunter Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette und Beschaffung, in einem Planungssystem integrieren. Durch die Zentralisierung dieser Funktionen auf einer einzigen, einheitlichen Plattform beseitigt ERP Datensilos und bietet eine ganzheitliche Sicht auf die Abläufe des Unternehmens.
Diese Integration ist besonders für die Beschaffung von entscheidender Bedeutung, da sie eine bessere Koordination, Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Abteilungen und Interessengruppen ermöglicht, was zu schnelleren, genaueren und effizienteren Beschaffungsentscheidungen für die Organisation führt.
Transparenz und Sichtbarkeit
Einer der Hauptvorteile von ERP im Einkauf ist die erhöhte Sichtbarkeit und Transparenz. Herkömmliche Beschaffungsprozesse umfassen oft manuelle Papierarbeit, Tabellenkalkulationen und unterschiedliche Systeme, was zu Ineffizienzen, Fehlern und eingeschränkter Transparenz im Beschaffungslebenszyklus führen kann. Mit einem ERP-System haben Beschaffungsfachleute in Echtzeit Zugriff auf genaue und aktuelle Informationen, wie z. B. Lagerbestände, Lieferantenleistungskennzahlen, Preisdaten und Vertragsdetails. Diese verbesserte Transparenz ermöglicht eine proaktive Entscheidungsfindung, bessere Verhandlungen mit Lieferanten und die Möglichkeit, Kosteneinsparmöglichkeiten zu erkennen.
Lieferantenbeziehungsmanagement
ERP-Systeme ermöglichen ein besseres Lieferantenbeziehungsmanagement. Beschaffungsabteilungen sind für die Auswahl und Verwaltung von Lieferanten auf der Grundlage verschiedener Kriterien wie Qualität, Zuverlässigkeit, Kosten und Compliance verantwortlich. Ein ERP-System kann Lieferanteninformationen zentralisieren, sodass Beschaffungsteams die Lieferantenleistung bewerten, Lieferpläne verfolgen und Verträge und Vereinbarungen verwalten können. Durch die Konsolidierung von Lieferantendaten und die Automatisierung von Lieferantenmanagementprozessen ermöglichen ERP-Systeme Unternehmen, stärkere Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen, Beschaffungszyklen zu optimieren und das Risiko von Unterbrechungen der Lieferkette zu reduzieren.
Effizienz und Kosteneinsparungen
Effizienz und Kosteneinsparungen sind auch wesentliche Vorteile von ERP im Einkauf. Durch die Automatisierung manueller und sich wiederholender Aufgaben wie Bestellanforderungen, Genehmigungen und Auftragsabwicklung optimieren ERP-Systeme den Beschaffungsworkflow und verkürzen die Zykluszeiten. Diese gesteigerte Effizienz führt zu Kosteneinsparungen durch verbesserte Produktivität, geringeren Verwaltungsaufwand und bessere Bestandsverwaltung. Darüber hinaus stellen ERP-Systeme Echtzeitdaten und -analysen bereit, die es Beschaffungsexperten ermöglichen, Ausgabenmuster zu analysieren, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und günstige Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln. Diese kostensparenden Maßnahmen wirken sich direkt auf die finanzielle Leistung des Unternehmens aus und tragen zur Gesamtrentabilität bei.
Compliance und Risikomanagement
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von ERP im Einkauf ist die verbesserte Compliance und das Risikomanagement. Die Einhaltung von Vorschriften, Branchenstandards und internen Richtlinien ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der Fertigung. Ein ERP-System kann Compliance durchsetzen, indem es Genehmigungsabläufe automatisiert, die Einhaltung von Vertragsbedingungen sicherstellt und genaue Aufzeichnungen über Beschaffungsaktivitäten führt. Darüber hinaus ermöglichen ERP-Systeme ein besseres Risikomanagement, indem sie Einblick in die Lieferantenleistung ermöglichen, potenzielle Engpässe oder Schwachstellen in der Lieferkette identifizieren und die Umsetzung von Risikominderungsstrategien erleichtern.
Strategisches Entscheidungstool
Schließlich ermöglichen ERP-Systeme eine bessere strategische Entscheidungsfindung im Einkauf. Durch den Zugriff auf umfassende Daten und Analysen können Beschaffungsexperten historische und Echtzeitinformationen analysieren, um fundierte Entscheidungen über Beschaffungsstrategien, Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlungen zu treffen. ERP-Systeme unterstützen auch Bedarfsprognosen und Bestandsverwaltung, sodass Unternehmen ihre Lagerbestände optimieren, Fehlbestände reduzieren und die Kundennachfrage effektiver erfüllen können. Diese strategischen Fähigkeiten ermöglichen es Unternehmen, die Beschaffung an umfassenderen Geschäftszielen auszurichten, die betriebliche Effizienz zu verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
So nutzen Sie ERP optimal für die Beschaffung
- Wählen Sie das richtige ERP-System. Nicht alle ERP-Systeme sind gleich. Bei der Auswahl eines ERP-Systems für die Beschaffung ist es wichtig, eines auszuwählen, das über die Merkmale und Funktionen verfügt, die Ihr Unternehmen benötigt. Zu den wichtigsten Merkmalen, auf die Sie achten sollten, gehören: Ein robustes Lieferantenmanagementsystem
-Ein umfassender Katalog von Produkten und Dienstleistungen
-Ein Workflow-gesteuerter Prozess zum Erstellen und Verwalten von Bestellungen
-Ein Berichts- und Analysetool zur Verfolgung und Messung der Beschaffungsleistung - Implementieren Sie das ERP-System ordnungsgemäß. Das ERP ist ein leeres Blatt. Die Qualität der von Ihnen eingegebenen Informationen bestimmt die Qualität des Ergebnisses, das es Ihnen liefert. Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, ist es wichtig, es richtig zu implementieren. Dazu gehört, dass Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System schulen und ihnen die Unterstützung geben, die sie für den Erfolg benötigen.
- Nutzen Sie das volle Potenzial des ERP-Systems. Sobald das ERP-System eingerichtet ist, ist es wichtig, sein volles Potenzial auszuschöpfen. Das bedeutet, möglichst viele der manuellen Aufgaben bei der Beschaffung zu automatisieren und das System zur Verfolgung und Messung der Beschaffungsleistung zu nutzen.
- Verbessern Sie Ihren Beschaffungsprozess kontinuierlich. Bei der Nutzung des ERP-Systems erfahren Sie mehr darüber, wie Sie damit Ihren Beschaffungsprozess verbessern können. Bewerten Sie Ihren Prozess kontinuierlich und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor, um die Effizienz, Genauigkeit und Sichtbarkeit zu verbessern.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie ERP optimal für die Beschaffung nutzen und das Endergebnis Ihres Unternehmens verbessern.
Caveat Emptor (ACHTUNG DES KÄUFERS)
ERP’S wird nicht alle Ihre Beschaffungsprobleme lösen.
Das ERP-System ist kein Zauberstab, der alle Beschaffungsprobleme im Handumdrehen löst.
Ich weiß, dass der nächste ERP-Vermarkter möglicherweise in Ihren LinkedIn-Direktnachrichten steht und Ihnen erzählt, wie fantastisch seine Lösung ist. Ihre Behauptungen mögen wahr sein, aber ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass ERP, egal wie fantastisch es ist, nicht alle Ihre Beschaffungsprobleme lösen wird. Dies liegt daran, dass es in der Beschaffung immer noch wichtige menschliche Funktionen gibt, die nicht an ein ERP delegiert werden können, z. B. Lieferantenbeziehungsmanagement, Datenanalyse, Kenntnis der gesamten Lebenszykluskosten der beschafften Waren, Kenntnis des lokalen Marktes usw
Bei Beschaffungsentscheidungen müssen Sie viel Arbeit investieren, um das ERP optimal zu nutzen.
Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen spielen. Die von ERP-Systemen bereitgestellte Integration und Automatisierung verbessern Transparenz, Effizienz, Kosteneinsparungen, Lieferantenmanagement, Compliance, Risikomanagement und strategische Entscheidungsfindung. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von ERP können Unternehmen ihre Beschaffungsvorgänge rationalisieren, operative Exzellenz vorantreiben und nachhaltiges Wachstum für ihr Unternehmen erzielen. Der Beschaffungsprofi muss sich jedoch darüber im Klaren sein, dass das ERP kein magisches Werkzeug ist, das Probleme löst, wenn man es anwendet. Um die richtigen Ergebnisse zu erzielen, müssen die richtigen Daten in das System eingegeben werden. Außerdem können vom Menschen abhängige Beschaffungsfunktionen wie das Lieferantenbeziehungsmanagement nicht an das ERP delegiert werden, sodass der Beschaffungsexperte immer noch die Arbeit erledigen muss, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
