Eine einzige Messaging-Plattform aus der Zeit der Pandemie hat es Tausenden von Mitarbeitern bei Austin Health in Melbourne ermöglicht, sich direkt auf die Patientenversorgung zu konzentrieren, indem die klinische Kommunikationseffizienz gesteigert und zeitaufwändige Kommunikationsaufgaben reduziert wurden.
DAS PROBLEM
Im Jahr 2019 wurde eine detaillierte Bewertung des Stands der klinischen Kommunikation bei Austin Health zur Einhaltung der Krankenhausakkreditierungsstandards durchgeführt. Es wurden zwei Hauptprobleme festgestellt: Schwierigkeiten bei der Identifizierung, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte klinische Rolle ausübt, und die Verwendung mehrerer Kommunikationskanäle mit großen Unterschieden in der klinischen Kommunikationspraxis.
„Diese Faktoren machten es für das Personal schwierig zu wissen, wie man kommuniziert, machten die Durchführung klinischer Kommunikationsaktivitäten zeitaufwändig und hielten das Personal an vorderster Front von der direkten Patientenversorgung ab. Die Variation in der klinischen Kommunikationspraxis, wobei es bis zu neun verschiedene klinische Kommunikationsaktivitäten gibt.“ verfügbaren Methoden war auch ein Anliegen für die Patientensicherheit.
Nicole Hosking, Betriebsleiterin für Radiologie und medizinische Bildgebungstechnologie, Austin Health
VORSCHLAG
Mit dem Ausbruch der Pandemie ergriff Austin Health schnell Maßnahmen, um seine internen Kommunikationsprobleme zu lösen. Die Organisation führte sofort eine rollenbasierte Ad-hoc-Kommunikationslösung ein, die es Ärzten auf den COVID-19-Stationen ermöglichte, mit Ärzten außerhalb über Microsoft Teams-Konten auf dedizierten Telefonen zu kommunizieren, die das Personal bei der Schichtübergabe weitergeben würde. Allerdings empfanden die Mitarbeiter die Anwendung dieser Lösung als schwierig. es konnte auch nicht skaliert werden.
Etwa zur gleichen Zeit arbeitete FiveP bei der Migration zu Office365 eng mit Austin Health zusammen. Sie waren auch in Gesprächen über die erste Implementierung einer rollenbasierten Kommunikationslösung auf den COVID-19-Stationen. Anschließend bot das Gesundheits-IT-Unternehmen an, eine skalierbare, unternehmensweite Lösung auf Basis von Microsoft Teams für das Gesundheitssystem zu entwickeln – und damit Baret wurde geboren.
„Durch die Nutzung der Microsoft 365-Plattform könnten wir Sicherheits- und Governance-Anforderungen erfüllen und neue Lösungen erkunden, die es uns ermöglichen würden, die beiden wichtigsten identifizierten Probleme innerhalb unseres klinischen Kommunikationsrahmens anzugehen und unsere Kommunikationspraxis zu verbessern.“
Alan Pritchard, CTO und Informationsdienstleiter, Austin Health
DER HERAUSFORDERUNG MEINEN
Die Einführung der neuen rollenbasierten Messaging-Lösung im gesamten Unternehmen dauerte von der Planung bis zur Implementierung fast zwei Jahre. Das Projekt und sein Team wurden im April 2021 offiziell gestartet. Nach sechs Monaten Entwicklungszeit folgte ein dreimonatiges Pilotprojekt mit sieben klinischen Teams. Das Pilotprojekt war erfolgreich und das Projekt wurde im März 2022 von den Führungskräften von Austin Health für eine unternehmensweite Einführung genehmigt, die zwischen Juni und Dezember stattfand.
Laut Pritchard wurden bei der Umsetzung von Baret zwei Hauptfaktoren berücksichtigt. Die erste Frage war, mit welchen klinischen Rollen begonnen werden sollte und in welcher Reihenfolge. Die Identifizierung der wichtigsten Gruppen, Rollen und Nachrichtentypen war wichtig, um das Interesse und die Akzeptanz zu steigern. Basierend auf den Erfahrungen aus der Pilotphase wäre die Akzeptanz begrenzt, es sei denn, während der Schichten wäre eine häufige Interaktion über Baret erforderlich. Aus diesem Grund wurden zunächst klinische Rollengruppen über die Plattform eingebunden, bevor sie dem medizinischen Personal vorgestellt wurde. Angesichts der Häufigkeit der Nutzung in den klinischen Rollengruppen kam es bei der späteren Einführung bei den medizinischen Nachwuchskräften zu einem schnellen und positiven Engagement.
„Die erfolgreiche Förderung der klinischen Kommunikation über ein Medium wie Baret hängt von der Kraft des Netzwerkeffekts ab. Egal wie gut die technische Lösung ist, es muss eine beträchtliche Anzahl von Menschen im System geben, die wertvolle Nachrichten senden, um die kontinuierliche Nutzung voranzutreiben“, erklärte Pritchard .
Der zweite Überlegungsbereich war, welche Kommunikationsmethoden als erste aus dem Rahmen der klinischen Kommunikation entfernt und durch Baret-Messaging ersetzt werden sollten. Austin Health begann zunächst damit, routinemäßiges Paging, dringendes Paging und einfache, nicht dringende interne Telefonanrufe zu ersetzen, da diese drei Kommunikationsmethoden täglich in großem Umfang in allen klinischen Disziplinen und Diensten auftraten.
In Anbetracht dieser beiden Schlüsselfaktoren führte die Initiative zu „erheblich positiven Ergebnissen“ für das Personal, einschließlich der schrittweisen Einführung von Baret während der schrittweisen Einführung, die durch ein erhöhtes Volumen an Nachrichten auf täglicher Basis gekennzeichnet war – das schnelle Wachstum war bei Nachwuchskräften im medizinischen Bereich ausgeprägter ins System gebracht.
Unterdessen sah Austin Health bei der Einführung von Baret keine größeren Probleme. „Die Technologie ist einfach zu bedienen, sodass sich die Mitarbeiter problemlos mit der Anwendung vertraut machen konnten“, bemerkte Pritchard.
Wie bei allen anderen großen Organisationen erwies es sich jedoch als Herausforderung, Baret Tausenden von Mitarbeitern bekannt zu machen, die rund um die Uhr in verschiedenen Schichten arbeiteten. Austin Health hat dieses Problem gelöst, indem es sich über verschiedene Kommunikationsmethoden an sie gewandt hat, darunter eine Intranet-Kommunikationskampagne, E-Mails, Teambesprechungen, Schulungssitzungen, Popup-Benachrichtigungen im Paging-System, Präsentationen bei Mitarbeiterorientierungsveranstaltungen, Schreibtischzelte, Poster usw ihre HMO-Facebook-Seite.
ERGEBNISSE
Mit Stand Ende April dieses Jahres wird Baret von etwa 5.948 registrierten Benutzern und 165 klinischen Teams im 24/7-Pflegeumfeld von Austin Health genutzt. Über 200.000 Messaging-Kommunikationen, die rund 800.000 Interaktionen (z. B. Klarstellungen, Bestätigungen und Antworten) umfassen, wurden abgeschlossen.
Die erste Implementierung führte zu folgenden Ergebnissen:
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Dadurch lässt sich leichter erkennen, wer in einer klinischen Funktion vor Ort arbeitet, was eine schnellere Kommunikation ermöglicht
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Ermöglicht die systematische Entfernung von Paging-Systemen
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Die klinische Kommunikation wird effizienter gestaltet, sodass das Personal nicht ständig durch Telefonanrufe unterbrochen wird, die oft für jemand anderen zuständig sind. Stattdessen können die Mitarbeiter auf ein Dashboard mit Meldungen für die von ihnen ausgeübte klinische Rolle zugreifen, diese dann priorisieren und je nach klinischem Bedarf Maßnahmen ergreifen
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Verbesserung der operativen Aufsicht und klinischen Steuerung der klinischen Kommunikation, da Manager nun rund um die Uhr sehen können, welche Rollen verfügbar sind und ob Schlüsselrollen nicht abgedeckt sind
Die Baret-Implementierung in Apotheken- und Radiologieteams hat beispielsweise die Kommunikation zwischen den Teams optimiert, die Zeit für die Kommunikation verkürzt, Unterbrechungen bei der Ausführung klinischer Aufgaben reduziert und es dem Personal ermöglicht, sich besser auf die klinische Versorgung zu konzentrieren. Die Radiologie hat sogar einen vollzeitäquivalenten Radiologen eingespart, der auf die direkte Patientenversorgung umverteilt wird.
Es besteht auch die Möglichkeit, mehr Daten zu sammeln und zu analysieren, die Aufschluss über klinische Veränderungen geben. Austin Health verfügt jetzt über Daten, die die am stärksten beanspruchten Stellen zeigen; das Ausmaß und die Art der Interaktionen zwischen den Rollen; die Zeitspanne, die jede Rolle zum Antworten benötigt; und die Anzahl und Häufigkeit der Anfragen zur dringenden klinischen Untersuchung eines stationären Patienten.
Darüber hinaus hat das Unternehmen Zugriff auf dringende klinische Überprüfungsdaten (UCR), die jetzt zur Identifizierung von Trends und Mustern verwendet werden, die zuvor schwer zu beurteilen oder unbekannt waren. Es erhält nun Einblicke in die Anzahl der UCRs pro Stunde, Tag und medizinischer Einheit, um die klinische Versorgung zu verbessern.
„Die Einführung von Baret hat es Austin Health ermöglicht, die Effizienz der klinischen Kommunikation zu verbessern, die Kommunikationsarbeitsbelastung von Gesundheitsfachkräften zu reduzieren, relevante Kommunikationsdaten zu sammeln und zu analysieren und die Patientensicherheit zu verbessern. Diese positiven Ergebnisse zeigen die erheblichen Vorteile, die durch die Implementierung einer standardisierten Lösung erzielt werden können.“ „Wir sind eine rollenbasierte klinische Kommunikationsplattform im Gesundheitswesen“, betonte Hosking.
