Drei Bundesbehörden haben es versäumt, gute Managementpraktiken bei der Auftragsvergabe, Entwicklung und Implementierung der 59,5 Millionen US-Dollar teuren ArrivalCAN-Anwendung einzuhalten, sagte Kanadas Rechnungsprüfer heute.
Infolgedessen, so die Schlussfolgerung von Auditor General Karen Hogan, wurde nicht der beste Gegenwert für die ausgegebenen Steuergelder erzielt.
Aber Hogan sagte auch, dass es aufgrund der fehlenden Dokumentation fast unmöglich sei, die genauen Kosten aller für die App bezahlten Arbeiten herauszufinden.
Die Canada Border Services Agency, die Public Health Agency of Canada und Public Services and Procurement Canada wurden von Hogan in dem heute Morgen im Parlament eingereichten Bericht kritisiert.
Die Anwendung wurde im Jahr 2020 erstellt, um die Kontakt- und Gesundheitsinformationen von Reisenden bei der Einreise nach Kanada während der COVID-19-Pandemie digital zu erfassen, sodass die Informationen problemlos den Grenzbehörden vorgelegt werden können. Bei der Prüfung wurden die Kosten für den ArrivalCAN-Antrag auf etwa 59,5 Millionen US-Dollar geschätzt, es wurde jedoch betont, dass die genauen Kosten aufgrund der mangelhaften Finanzbuchhaltung der Canada Border Services Agency nicht zu berechnen seien.
„Die Entscheidung der Agentur, sich über die anfängliche Pandemiekrise hinaus während der gesamten Entwicklung, Einführung und Aktualisierung der Anwendung weiterhin auf externe Ressourcen zu verlassen, erhöht die Kosten und stellt den erzielten Wert für das ausgegebene Geld in Frage“, heißt es in einer Erklärung des Auditor General’s Office.
Der Mangel an Dokumentation und Kontrollen erstreckte sich auch auf Vertragspraktiken, heißt es in der Erklärung. Die Prüfung ergab, dass die „Missachtung von Richtlinien, Kontrollen und Transparenz im Vertragsabschluss“ durch die Canada Border Services Agency die Wettbewerbsmöglichkeiten einschränkte und das Preis-Leistungs-Verhältnis beeinträchtigte. Es gab nur wenige Unterlagen, die belegten, wie und warum ein Unternehmen namens GC Strategies den ersten Auftrag von ArrivalCAN in einem nicht wettbewerbsorientierten Verfahren erhielt.“
GC Strategies ist ein IT-Personalvermittlungsunternehmen, das heißt, es stellt Entwickler ein oder beauftragt sie mit Unteraufträgen, um Arbeiten für Organisationen zu erledigen, mit denen es Verträge abgeschlossen hat.
In dem Bericht heißt es, dass Beweise dafür vorliegen, dass GC Strategies an der Festlegung der Anforderungen beteiligt war, die die Canada Border Services Agency später bei der Ausschreibung eines wettbewerbsfähigen Vertrags verwendete.
Die Prüfung ergab, dass die Canada Border Services Agency die Verträge schlecht verwaltete, was Bedenken hinsichtlich des Preis-Leistungs-Verhältnisses aufkommen ließ. In den Verträgen fehlten wesentliche Informationen wie klare Liefergegenstände und erforderliche Qualifikationen. Die Canada Border Services Agency genehmigte und bezahlte routinemäßig Rechnungen, die nur wenige oder gar keine Einzelheiten zu den durchgeführten Arbeiten enthielten.
„Beamte müssen gegenüber den Kanadiern stets transparent sein und Rechenschaft über die Verwendung öffentlicher Gelder ablegen“, sagte Hogan. „Viele Fragen, die Parlamentarier und Kanadier stellen, können nicht beantwortet werden. Der Mangel an Informationen zur Unterstützung der Ausgaben und Entscheidungen von ArrivalCAN hat die Rechenschaftspflicht beeinträchtigt.“
Der Bericht sagt
- 18 Prozent der Rechnungen, die von Auftragnehmern eingereicht und von Hogans Büro geprüft wurden, enthielten nicht genügend Informationen, um festzustellen, ob Ausgaben im Zusammenhang mit ArrivalCAN oder einem anderen Informationstechnologieprojekt standen. Dies machte es unmöglich, die Kosten genau den Projekten zuzuordnen;
- Das Büro der AG schätzte die durchschnittlichen Tageskosten für die externen Ressourcen von ArrivalCAN auf 1.090 US-Dollar, während die durchschnittlichen Tageskosten für entsprechende IT-Positionen in der kanadischen Regierung 675 US-Dollar betrugen. Die Canada Border Services Agency war weiterhin auf externe Ressourcen angewiesen, was die Antragskosten erhöhte.
- Zwischen April 2020 und Oktober 2022 veröffentlichte die Canada Border Services Agency 177 Versionen von ArrivalCAN, oft mit kaum oder gar keiner Dokumentation der Tests. In einem Update vom Juni 2022 wurden rund 10.000 Reisende fälschlicherweise zur Quarantäne angewiesen.
Aufgrund dieses Vorfalls stellte der Bundesdatenschutzbeauftragte fest, dass die Canada Border Services Agency (CBSA) gegen das Gesetz verstoßen hat Datenschutzgesetz indem wir nicht alle angemessenen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die in der App erfassten Informationen über Personen korrekt sind;
- Dem Bericht zufolge gab es zwischen April 2020 und Juli 2021 keine formelle Vereinbarung zwischen der kanadischen Gesundheitsbehörde und der Canada Border Services Agency zur Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten. „Jede Agentur glaubte, dass ihr Gegenüber für die Einrichtung einer Governance-Struktur verantwortlich sei. Unserer Ansicht nach war die Public Health Agency of Canada als Unternehmenseigentümer für die Einrichtung der Governance-Struktur verantwortlich.
„Aufgrund der fehlenden Governance-Struktur wurden keine guten Projektmanagementpraktiken entwickelt und umgesetzt“, heißt es in dem Bericht. „Zum Beispiel hat die kanadische Gesundheitsbehörde keine Projektziele, Budgets und Kostenschätzungen, Einschätzungen des Ressourcenbedarfs oder Risikomanagementaktivitäten entwickelt.“ Erst im Juli 2021, als eine Absichtserklärung unterzeichnet wurde, wurden die Verantwortlichkeiten für die Finanzierung der Entwicklung, Implementierung, Verwaltung und Unterstützung von ArrivalCAN geklärt; - Das Büro des AG fand keine Beweise dafür, dass einige Mitarbeiter der Canada Border Services Agency den Verhaltenskodex der Agentur einhielten, indem sie offenlegten, dass sie von Auftragnehmern zu Abendessen und anderen Aktivitäten eingeladen worden waren.
- Ein Grund dafür, dass die Kosten für die App gestiegen sind: Die Canada Border Services Agency hat für rund 6,2 Millionen US-Dollar ein digitales Zoll- und Einwanderungserklärungsformular in die ArrivalCAN-Anwendung integriert, um ein papierbasiertes System zu ersetzen. Das neue digitale Erklärungsformular blieb im Einsatz, nachdem die staatliche Verpflichtung zur Erfassung von Kontakt- und Gesundheitsinformationen von Reisenden im Oktober 2022 eingestellt wurde.
Die Canada Border Services Agency war für die Entwicklung und Verwaltung der ArrivalCAN-Anwendung auf der Grundlage der Gesundheitsanforderungen der Public Health Agency of Canada verantwortlich. Diese Anforderungen wurden umgesetzt, um den Covid-19-Notfallanordnungen nachzukommen. Die kanadische Gesundheitsbehörde unterstützt den Bundesgesundheitsminister. Die Agentur war bis zum 1. April 2022 Geschäftseigentümerin von ArrivalCAN. Public Services and Procurement Canada ist die zentrale Einkaufs- und Vergabebehörde der Regierung und war für die Ausstellung und Verwaltung von Verträgen im Namen der Agenturen verantwortlich, wenn der Vertragswert ihre delegierten Befugnisse überstieg besorgen.
Während das Sekretariat des kanadischen Finanzministeriums während der Pandemie eine gewisse Flexibilität in die Beschaffungs- und Vertragsprozesse einführte, um schnell Ergebnisse zu erzielen, verlangte es laut dem Bericht von den Regierungsorganisationen dennoch, Due Diligence und Kontrollen in Bezug auf Ausgaben nachzuweisen und ihre Entscheidungen zu dokumentieren.
Hogan empfiehlt:
- Die Canada Border Services Agency führt genaue Finanzunterlagen, indem sie die Ausgaben korrekt den Projekten zuordnet. Um diese Maßnahmen besser zu unterstützen, sollte die Agentur mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, um Rechnungen zu erhalten, in denen die von jeder Ressource geleistete Arbeit nach Projekt, Vertrag und Aufgabenautorisierung genau aufgeführt ist.
- die Canada Border Services Agency und die Public Health Agency of Canada dokumentieren die Interaktionen mit potenziellen Auftragnehmern und die Gründe für Entscheidungen, die während nicht wettbewerbsorientierter Beschaffungsprozesse getroffen werden, vollständig und sollten einen Prozess einführen, um die Einhaltung der Anforderungen der Vertragsrichtlinien sicherzustellen;
- Die Canada Border Services Agency sollte sicherstellen, dass potenzielle Bieter nicht an der Entwicklung oder Vorbereitung eines Teils einer Ausschreibung beteiligt sind, und sollte Kontrollen einführen, die dies verhindern.
Als Reaktion auf den AG-Bericht gab die Regierung eine Erklärung heraus, in der sie einräumte, dass es „inakzeptable Lücken in den Managementprozessen“ gebe.
CBSA hat bereits ein Executive Procurement Review Committee eingerichtet, um Verträge und Aufgabengenehmigungen zu genehmigen, sagte die Regierung, „das bereits eine zusätzliche Aufsicht über alle Vertragsaktivitäten bietet und sich auf die Bereitstellung eines guten Preis-Leistungs-Verhältnisses konzentriert.“ CBSA hat außerdem ein Beschaffungskompetenzzentrum eingerichtet, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Pflichten und Befugnisse vollständig zu verstehen. Die Agentur verlangt nun auch von ihren Mitarbeitern, alle Interaktionen mit potenziellen Anbietern offenzulegen.
Public Services and Procurement Canada „wird weiterhin alle Aspekte des föderalen Beschaffungssystems stärken und die Ergebnisse dieses Berichts nutzen, um die Art und Weise der Regierung zu verbessern.“ Kanada macht Geschäfte mit seinen Lieferanten“, heißt es in der Erklärung. Nach Angaben der Regierung wurden bereits neue Maßnahmen hinzugefügt, um sicherzustellen, dass Aufgaben und Leistungen in Verträgen über professionelle Dienstleistungen klar definiert sind, und die Richtlinien- und Leitliniendokumentation, die von Beschaffungsbeamten zur Gewährleistung der Konsistenz verwendet wird, wurde aktualisiert.
