An einem Sonntag Ende Januar traf Melinda Buchmann, die in Florida lebt und die Kundenbeziehungen von RevShoppe betreut, einem 30-köpfigen Remote-Unternehmen, das Organisationen in Vertriebstechniken und -strategien berät, in Banff, Alberta, ein, um beim Aufbau eines viertägigen Unternehmens zu helfen treffen.
Am letzten Tag der Veranstaltung gesellte sich ihr Ehemann Josh zu ihr, ein Direktor für strategische Partnerschaften beim Lieferunternehmen DoorDash, der ebenfalls aus der Ferne arbeitet. Sie verbrachten zwei gemütliche Tage mit Wandern im Banff-Nationalpark und einem Besuch in Lake Louise.
„Ich nutze den Vorteil, weil ich nicht weiß, wann ich zurückkomme“, begründete Frau Buchmann die Entscheidung, die Auszeit mit einer Geschäftsreise zu verbinden.
Da sich das Arbeitsleben nach der Pandemie verändert hat und die Vereinbarungen nun die Vollzeitanwesenheit im Büro sowie Hybrid- und Remote-Arbeit umfassen, haben sich auch Geschäftsreisen verändert. Das als Bleisure bekannte Phänomen oder die Mischung aus Geschäfts- und Urlaubsreisen wurde ursprünglich vor allem von digitalen Nomaden angenommen. Mittlerweile erfreuen sich solche kombinierten Reisen aber auch bei Menschen außerhalb dieser Gruppe großer Beliebtheit. Allied Market Research, eine Tochtergesellschaft von Allied Analytics mit Sitz in Portland, Oregon, schätzt, dass der Markt für Bleisure-Reisen im Jahr 2022 315,3 Milliarden US-Dollar beträgt und bis 2032 731,4 Milliarden US-Dollar erreichen wird.
Da Mitarbeiter zunehmend Freizeit zu ihren Geschäftsreisen hinzufügen, haben Unternehmen Schwierigkeiten herauszufinden, wo ihre gesetzliche Verpflichtung zum Schutz der Mitarbeiter vor Schäden – ihre sogenannte Fürsorgepflicht – beginnt und endet. Und Arbeitnehmer denken möglicherweise, dass sie, weil ihre Reise geschäftlich begann, jede Hilfe erhalten, die sie benötigen, wenn auf der Freizeitseite etwas schief geht. Stattdessen sollten sie den Freizeitteil einer Reise im Allgemeinen als einen regulären Urlaub betrachten, bei dem sie alle Ausgaben und Eventualitäten abdecken.
Unternehmen sind dafür verantwortlich, zu wissen, wo sich ihre Mitarbeiter während einer Geschäftsreise aufhalten, die Kosten zu decken, wenn ein Unfall oder Notfall eintritt, eine neue Unterkunft zu sichern, wenn ein Hotel beschädigt ist, und sogar einen kaputten Mietwagen auszutauschen. Dennoch ist nicht ganz klar, ob dieser Versicherungsschutz nach der Konferenz oder dem letzten Kundentreffen vollständig endet.
„Unternehmen erkennen, dass die Bedrohungen zunehmen“, sagte Robert Cole, leitender Forschungsanalyst mit Schwerpunkt auf Unterkünften und Urlaubsreisen bei Phocuswright, einem Marktforschungsunternehmen. Sie versuchen herauszufinden, wie sie sich um eine wertvolle Unternehmensressource, den Mitarbeiter, kümmern können, ohne sich einem finanziellen Risiko oder möglichen Rechtsstreitigkeiten auszusetzen.
„Die Ausarbeitung einer umfassenden Richtlinie, die Geschäftsziele, das Wohlergehen der Mitarbeiter und rechtliche Überlegungen in Einklang bringt, kann eine Herausforderung sein“, schrieb Nikolaos Gkolfinopoulos, Tourismusleiter bei ICF, einem Beratungs- und Technologiedienstleistungsunternehmen in Reston, Virginia, in einer E-Mail.
„Mitarbeiter sind möglicherweise auf sich allein gestellt, ohne es zu merken, und werden möglicherweise von Eigenkosten überrascht, wenn sie eine Krankenhausbehandlung im Ausland oder eine Evakuierung benötigen“, sagte Suzanne Morrow, Geschäftsführerin von InsureMyTrip, einer Online-Vergleichsseite für Versicherungsreisen in Warwick, Rhode Island
Frau Morrow sagte, dass die von einem Unternehmen gewährte Krankenversicherung „im Allgemeinen nur für die Daten der tatsächlichen Geschäftsreise ins Ausland gilt“. Wenn Reisende die Reise für Privatreisen verlängern, fügte sie hinzu, „wollten sie sich für diese zusätzliche Zeit im Ausland eine medizinische Notfallversorgung sichern.“
Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen selbst entscheiden, wann der geschäftliche Teil der Reise endet und der Freizeitabschnitt beginnt – ein wichtiges Detail, wenn ein Arbeitnehmer einen medizinischen Notfall hat. „Wo endet die Körperschaftshaftung?“ sagte Kathy Bedell, Senior Vice President bei BCD Travel, einem Reisemanagementunternehmen.
Unternehmen haben unterschiedliche Richtlinien, um mit dem neuen Reise-Amalgam umzugehen. Die Geschäftsführerin von RevShoppe, Patricia McLaren mit Sitz in Austin, Texas, sagte, das Unternehmen biete flexible Reisemöglichkeiten und erlaube den Mitarbeitern, überall zu arbeiten, wo sie wollen.
Dennoch gibt es Einschränkungen. Das Unternehmen verlangt von allen Mitarbeitern, einschließlich Führungskräften, dass sie Haftungs- und Versicherungsverzichtserklärungen unterzeichnen, wenn sie sich auf einer freiwilligen, vom Unternehmen gesponserten Reise befinden, beispielsweise zu einer Besprechung außerhalb des Unternehmens. Solche Verzichtserklärungen übertragen den Mitarbeitern in der Regel die Verantwortung für ihr eigenes Wohlergehen. Und wenn sie jemanden mitbringen, sind sie für die Kosten dieser Person verantwortlich.
Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, die bezahlte Freistellung zu beantragen und ihre Vorgesetzten über ihren Aufenthaltsort zu informieren, obwohl dies keine Pflicht ist. Manager müssen für eine angemessene Personalausstattung sorgen, sagte Frau McLaren.
An anderen Orten machen sich Mitarbeiter möglicherweise nicht die Mühe, den Freizeitteil ihrer Reise zu erwähnen. Eliot Lees, Vizepräsident und Geschäftsführer bei ICF, sagte, er sei als Kind mit seinen Eltern auf Reisen gewesen, als sie Geschäft und Freizeit miteinander verbanden. Seine Eltern waren Akademiker, die ihre Ferien huckepack auf Konferenzen nutzten.
Jetzt macht er dasselbe. „Ich glaube nicht, dass ich jemals um Genehmigung gebeten habe“, sagte er. (ICF hat keine formelle Geschäfts- und Freizeitreiserichtlinie. Sie ist im Rahmen der persönlichen Freizeit erlaubt.) Nach einer Konferenz in den Niederlanden im letzten Jahr verbrachte er vier Tage mit Wandern im nördlichen Teil des Landes.
„Ich gehe überall hin und gehe mehr Risiken ein, als ich sollte“, sagte er. Er sagte, er habe keine persönliche Reise- oder Unfallversicherung.
Bei einer drohenden Gefahr kann sich die Lässigkeit schnell in Luft auflösen. Sicherheitsexperten sagen, dass selbst Standorte mit geringem Risiko für einige Tage oder Wochen im Jahr zu Hochrisikostandorten werden können.
„Unternehmen befürchten, den Überblick über den Aufenthaltsort eines Reisenden zu verlieren, wenn sie Flüge und Hotels außerhalb ihres Geschäftsreisemanagementunternehmens buchen“, schrieb Benjamin Thorne, Senior Intelligence Manager in London bei Crisis24, einer Tochtergesellschaft von GardaWorld, in einer E-Mail. „Das Unternehmen denkt vielleicht, der Reisende befinde sich in einer Stadt, obwohl er in Wirklichkeit ein Urlaubspaket in eine andere nahegelegene Stadt hätte buchen können. Diese mangelnde Sichtbarkeit des Unternehmens erschwert die Unterstützung von Reisenden im Katastrophenfall.“
Er wies auch auf die Möglichkeit hin, dass „ein Reisender mit Bleisure-Reisereservierungen und -erwartungen möglicherweise feststellen muss, dass seine Geschäftsreise aufgrund von Änderungen im Risikoumfeld oder in den Unternehmensrichtlinien abgesagt wird, was seine Freizeitpläne durchkreuzt.“
Wird ein Unternehmen außerhalb der Geschäftszeiten eingreifen, wenn es ein Problem gibt? „Das hängt davon ab, wie Sie gebucht werden“, sagte Herr Cole, Senior Research Analyst bei Phocuswright. Als Faustregel gilt: Je weiter man sich von der Unternehmenskontrolle entfernt, desto größer wird die Grauzone.
Die Hälfte der Kunden von GoldSpring Consulting übernimmt die Verantwortung für die gesamte Reise, sagte Will Tate, Partner des in Cross Roads, Texas, ansässigen Beratungsunternehmens und zertifizierter Wirtschaftsprüfer. Sie wollen kein Reputationsrisiko eingehen. Die andere Hälfte sagt: „Die Geschäftsreise endete am Freitag.“ Dann beenden wir unsere Fürsorgepflicht.“
Einige Unternehmen versuchen, die Grauzone zu definieren und einzugrenzen. „Wenn Sie eindeutig in der Freizeit sind, gibt es für Ihren Arbeitgeber keine gesetzliche Verpflichtung, für Sie zu sorgen“, sagte Nicole Page, eine Rechtsanwältin, die bei Reavis Page Jump in New York auch im Arbeitsrecht tätig ist.
Uber bietet seinen Mitarbeitern Ratschläge vor einer Reise, Reisebeurteilungen, Sicherheitstipps während der Reise und Notfallhilfe auf Reisen, einschließlich medizinischer Hilfe, Reiseunterstützung am Flughafen, Notfall- und Notfallhilfe sowie eine Versicherung für verlorenes oder gestohlenes persönliches Eigentum, unabhängig davon, ob sie geschäftlich oder privat unterwegs sind eine Kombination.
Und bei DoorDash schrieb Chris Cherry, Leiter für globale Sicherheit und Schutz, in einer E-Mail: „Obwohl wir Privatreisen nicht verfolgen, haben wir Anfragen erhalten, unsere Reiseunterstützungsfunktionen auf Privatreisen auszuweiten.“ Herr Cherry sagte, in diesen Fällen habe das Unternehmen die Freizeitpläne seiner Mitarbeiter manuell zu seinem Reiserisikomanagementsystem hinzugefügt und „das gleiche Maß an Überwachung geboten wie bei regulären Geschäftsreisen“.
Die Buchmanns planen, diesen Monat zur McDonald’s Worldwide Convention nach Barcelona, Spanien, zu reisen. DoorDash wird einen Stand haben und Herr Buchmann wird auf der Ausstellungsfläche arbeiten und auch Kunden unterhalten.
Frau Buchmann wird ihn begleiten. Sie plant, morgens Sightseeing zu machen und nachmittags und abends in Barcelona zu arbeiten. Sie wird außerdem drei Tage bezahlte Auszeit nehmen und hat ihre Pläne mit Frau McLaren, der Geschäftsführerin von RevShoppe, geteilt.
Sie werden einen Tag nach der Konferenz bleiben und planen, das Dalí-Theater und -Museum in Figueres zu besuchen. „Ich bin mir sicher, dass es unterwegs nicht an Tapas und Schaufensterbummeln mangeln wird“, sagte Herr Buchmann. Er geht davon aus, dass er am nächsten Montag wieder bei der Arbeit sein wird.
