Schriftliche Abmahnungen oder Zuschreibungen gehören zu den bekanntesten Disziplinarverfahren gegen Mitarbeiter. Obwohl es niemandem gefällt, eine schriftliche Abmahnung zu erteilen oder zu erhalten, erfüllen sie doch einen Zweck bei der Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien und der Erstellung einer Dokumentation für den Fall, dass ein Problem bis zur Kündigung reicht.
Schriftliche Warnungen dienen zwei Zwecken; Aufzeichnungen und Kommunikation. Daher ist es wichtig, dass Sie die richtigen Informationen angeben, um das Problem klar zu vermitteln. Wenn Sie nicht ganz sicher sind, was Sie einschließen sollen oder wann Sie eine schriftliche Abmahnung aussprechen sollen, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie bei der Abgabe einer schriftlichen Abmahnung vorgehen.
Was ist eine schriftliche Abmahnung?
Schriftliche Abmahnungen sind eine Form der Mitarbeiterdisziplin, mit der schlechte Leistungen oder Fehlverhalten korrigiert werden sollen. Bei schriftlichen Warnungen handelt es sich um Briefe, in denen das vorliegende Verhaltensproblem und die vorzunehmenden Änderungen beschrieben werden, sowie eine Warnung, dass es zu weiteren Disziplinarmaßnahmen kommen kann, wenn keine Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung der Leistung oder des Verhaltens ergriffen werden.
Schriftliche Warnungen können verwendet werden, um eine Vielzahl von Problemen anzugehen, wie zum Beispiel:
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Häufige Verspätung
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Übermäßige Fehlzeiten
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Schlechte Arbeitsleistung
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Verstöße gegen die Kleiderordnung
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Verhaltensprobleme wie schlechte Einstellung oder unangemessenes Verhalten am Arbeitsplatz.
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Missachtung von Sicherheitsmaßnahmen
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Nichteinhaltung von Fristen
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Gehorsamsverweigerung
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Verstöße gegen den Verhaltenskodex der Mitarbeiter
Das Ziel einer schriftlichen Abmahnung sollte darin bestehen, den Mitarbeiter zu ermutigen, sich zu verbessern, und ihn auf diesem Weg zu begleiten. Leider tritt diese Verbesserung nicht immer ein, daher dienen diese Warnungen auch als Dokumentation zum Schutz des Arbeitgebers im Falle der Kündigung eines Arbeitnehmers. Unterschriebene, schriftliche Briefe, aus denen hervorgeht, dass der Mitarbeiter vor seiner Kündigung aufgrund eines Leistungs- oder Verhaltensproblems ordnungsgemäß geschult und abgemahnt wurde, können Arbeitgebern dabei helfen, Ansprüche wie eine unrechtmäßige Kündigung anzufechten.
Was in eine schriftliche Abmahnung aufzunehmen ist
Schriftliche Abmahnungen sind umfassende Dokumente, die detaillierte Beschreibungen von Leistungs- und Verhaltensproblemen enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Informationen angeben, wenn Sie eine schriftliche Warnung erstellen.
Einzelheiten zum Verhalten des Mitarbeiters
Im schriftlichen Abmahnungsschreiben sollten die Einzelheiten etwaiger Verstöße oder Leistungsprobleme klar aufgeführt sein. Geben Sie nach Möglichkeit konkrete Vorfälle mit Datum und relevanten Details an. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter zur Anwesenheit anmelden, sollten Sie alle Fälle von Verspätungen oder übermäßiger Abwesenheit mit Datum und Uhrzeit auflisten. Machen Sie ein klares Bild des Problems und weisen Sie darauf hin, wie sich ihr Verhalten auf das Unternehmen, die Kunden oder ihr Team auswirkt.
Eine Erklärung des Verstoßes gegen die Unternehmensrichtlinien oder der nicht erfüllten Erwartungen
Weisen Sie auf die konkrete Unternehmensrichtlinie hin, gegen die verstoßen wurde, oder erläutern Sie die Leistungserwartung, die der Mitarbeiter nicht erfüllt. Sie sollten gegebenenfalls eine Kopie der Unternehmensrichtlinie bereitstellen oder den Mitarbeiter auf die entsprechende Stelle im Mitarbeiterhandbuch hinweisen.
Wenn ein Mitarbeiter eine formelle schriftliche Abmahnung wegen mangelhafter Leistung erhält, zitieren Sie relevante Unterlagen wie frühere Leistungsbeurteilungen, in denen das Problem besprochen wurde, alle zuvor festgelegten Leistungskennzahlen oder -quoten oder Richtlinien zur Arbeitsqualität, um die Beschreibung zu untermauern. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und zuvor ein Coaching erhalten haben, bevor sie eine schriftliche Leistungsabmahnung erhalten.
Klare Anweisungen zum künftigen Verhalten
Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, was sie in Zukunft tun sollen. Das können ein oder zwei kurze Sätze sein, die ihnen mitteilen, dass sie jeden Tag pünktlich erscheinen oder sich in Zukunft an die Kleiderordnung halten müssen.
Es kann auch detailliertere Schritte zur Leistungsverbesserung und quantitative Erfolgsmaßstäbe umfassen (z. B. das Erreichen eines bestimmten Verkaufsziels oder einer Produktivitätskennzahl). Achten Sie darauf, alle weiteren Folgemaßnahmen zu notieren, z. B. häufigere Leistungskontrollen oder zusätzliche Schulungen, die zur Unterstützung der Verbesserung durchgeführt werden müssen.
Mögliche Folgen, wenn die Leistung nicht verbessert wird
Sagen Sie dem Mitarbeiter, was passiert, wenn er Ihre erste schriftliche Warnung nicht beachtet. Arbeitgeber lassen dies oft etwas offen mit Aussagen wie: „Bei weiteren Verstößen können weitere Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung ergriffen werden.“ Dies lässt Managern oder HR-Experten Spielraum, je nach Schwere der fortgesetzten Verstöße zusätzliche Verwarnungen, Suspendierungen, Pläne zur Leistungsverbesserung oder eine Kündigung anzuwenden.
Wie lange wird die Warnung gültig sein?
Oft sind schriftliche Abmahnungen mit einer Probezeit verbunden oder bleiben für einen bestimmten Zeitraum in der Akte des Mitarbeiters. Abmahnungen sollten in der Regel 6–12 Monate lang gespeichert bleiben. Weitere Verstöße während dieses Zeitraums führen zu einer zweiten schriftlichen Verwarnung oder einer anderen progressiven Disziplinarmaßnahme. Wenn innerhalb der Abmahnungsfrist des Mitarbeiters keine weiteren Richtlinienverstöße auftreten, kann er mit einem sauberen Disziplinarprotokoll von vorne beginnen. Dies schafft einen Anreiz, sich zeitnah zu verbessern und stellt sicher, dass einem Mitarbeiter nicht auf unbestimmte Zeit eine schriftliche Abmahnung droht.
Wann ist eine schriftliche Warnung auszusprechen?
Finden Sie heraus, ob es an der Zeit ist, einen Mitarbeiter zu beschimpfen, oder ob Sie sich zurückhalten und es mit einer geringeren Form der Disziplin versuchen sollten.
Wenn es dem Mitarbeiter nach einer mündlichen Warnung nicht gelungen ist, sich zu verbessern
Es gibt verschiedene Arten von Warnungen, mit denen Mitarbeiter auf Leistungsprobleme oder Richtlinienverstöße reagieren können. Der erste Schritt im Disziplinarverfahren ist in der Regel eine mündliche Verwarnung. Sie umfasst in der Regel ähnliche Informationen wie eine schriftliche Verwarnung, einschließlich einer Übersicht über die Handlungen des Mitarbeiters und einer Warnung, dass weitere Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden können, wenn der Mitarbeiter sein Verhalten oder seine Leistung nicht verbessert.
Wenn ein Mitarbeiter bereits eine mündliche Abmahnung erhalten hat und weiterhin gegen dieselben Unternehmensrichtlinien verstößt oder ein anhaltendes Leistungsproblem aufweist, ist es an der Zeit, zu einer schriftlichen Abmahnung überzugehen.
Wenn ein schwerwiegender Verstoß gegen die Richtlinien vorliegt
Progressive Disziplinarmaßnahmen sind in den meisten Fällen der ideale Ansatz, aber manchmal müssen Sie beim ersten Verstoß gleich zu einer formellen schriftlichen Verwarnung übergehen, wenn ein schwerwiegender Verstoß gegen die Richtlinien vorliegt. Dies gilt häufig für Richtlinien zur Sicherheit am Arbeitsplatz, zu Belästigung oder Diskriminierung, bei denen die Toleranz für Fehlverhalten der Mitarbeiter geringer sein muss, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
In besonders schwerwiegenden Fällen kann der Arbeitgeber sogar die schriftliche Abmahnung überspringen und zur fristlosen Kündigung übergehen. Möglicherweise möchten Sie jedoch rechtlichen Rat einholen, wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen, ohne in der Vergangenheit Disziplinarmaßnahmen begangen zu haben.
Häufig gestellte Fragen zu schriftlichen Warnungen
Sie haben noch Fragen zu schriftlichen Abmahnungen? Schauen Sie sich die FAQs unten an.
Muss eine mündliche Warnung vor einer schriftlichen Warnung ausgesprochen werden?
Die meisten Arbeitgeber verfolgen einen progressiven Disziplinaransatz, der mit einer mündlichen Verwarnung beginnt und dann zu einer schriftlichen Verwarnung eskaliert, wenn keine Verbesserung erzielt wird. Es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung, vor einer schriftlichen Abmahnung eine mündliche Abmahnung auszusprechen.
Bei schwerwiegenderem Fehlverhalten, das dem Unternehmen oder anderen Mitarbeitern schaden könnte, verzichten Arbeitgeber häufig auf die mündliche Abmahnung. Dazu können beispielsweise die Missachtung wichtiger Sicherheitsmaßnahmen, Belästigungen oder Verhaltensweisen gehören, die dem Ruf des Unternehmens bei Kunden schaden.
Können Mitarbeiter wegen desselben Problems mehrere schriftliche Abmahnungen erhalten?
Ja, es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter wegen desselben Verstoßes mehrfach verwarnt werden, wenn nach der ersten schriftlichen Verwarnung keine Besserung erfolgt. Oft gilt die zweite oder dritte schriftliche Abmahnung als letzte schriftliche Abmahnung und führt zur Aussetzung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Es ist am besten, eine standardisierte Disziplinarrichtlinie für letzte Verwarnungen zu haben, damit Mitarbeiter fair und konsequent behandelt werden. Entscheiden Sie, wie viele Abmahnungen Mitarbeiter erhalten dürfen, bevor sie eine endgültige Abmahnung erhalten, und wie hoch der Zeitrahmen ist. Eine gängige Regelung sieht vor, dass Mitarbeitern gekündigt werden kann, wenn sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums drei schriftliche Abmahnungen erhalten.
Wer sollte bei einer schriftlichen Abmahnung anwesend sein?
Vorgesetzte oder Manager möchten in der Regel, dass bei der Disziplinarverhandlung, bei der eine schriftliche Verwarnung ausgesprochen wird, ein Zeuge anwesend ist. Am häufigsten wird ein Vertreter der Personalabteilung zu der Besprechung eingeladen. Bei gewerkschaftspflichtigen Arbeitnehmern kann auch ein Gewerkschaftsvertreter anwesend sein.
Vermeiden Sie es, dass andere Parteien, wie z. B. Kollegen, anwesend oder in Hörweite sind. Der Erhalt einer schriftlichen Abmahnung ist eine stressige Erfahrung. Seien Sie daher respektvoll gegenüber dem Mitarbeiter, indem Sie die Abmahnung in einem privaten Bereich wie einem Besprechungsraum oder einem privaten Büro in der Personalabteilung überbringen. Vermeiden Sie Warnungen am Schreibtisch des Mitarbeiters, wenn Ihr Büro offen gestaltet ist.
Wer erhält eine Kopie der schriftlichen Abmahnung?
Dem Mitarbeiter sollte eine schriftliche Kopie des Abmahnungsschreibens zum Lesen und Unterschreiben vorgelegt werden. Der Vorgesetzte oder ein Mitglied der Personalabteilung wird das Dokument ebenfalls unterzeichnen. Dem Mitarbeiter sollte eine Kopie für seine Unterlagen ausgehändigt werden und eine weitere Kopie sollte in seiner Personalakte aufbewahrt werden.
Können Mitarbeiter gegen schriftliche Abmahnungen Einspruch einlegen?
Für den Fall, dass ein Mitarbeiter die Abmahnung anfechten möchte, sollte es ein Beschwerdeverfahren geben. Dies erfordert häufig, dass der Mitarbeiter der Personalabteilung ein Gegenschreiben mit seinen Beweisen oder Erläuterungen zum Sachverhalt vorlegt.
Einsprüche dürften eher selten vorkommen, wenn Sie ausreichend recherchieren und Nachforschungen anstellen, bevor Sie sich an einen Mitarbeiter wenden. Wenn Sie Ihre Fakten klarstellen, konkrete Beweise oder Beispiele anführen, um die Warnung zu untermauern, und den Mitarbeiter zuvor mündlich gewarnt haben, sollte es keine großen Meinungsverschiedenheiten geben und der Mitarbeiter wird die Warnung wahrscheinlich schon kommen sehen.
