Holen Sie das Beste aus Einzelgesprächen mit Mitarbeitern heraus

Regelmäßige Teambesprechungen dienen vielen Zwecken. Sie ermöglichen es Managern, Informationen zu übermitteln, die für alle direkt unterstellten Mitarbeiter relevant sind, und Statusaktualisierungen zu erhalten. Sie bieten eine Umgebung für Gruppen-Brainstorming, Planung und Diskussion. Das Zusammensein ermöglicht es Führungskräften, Einblicke in die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und in die Art und Weise zu gewinnen, wie Teammitglieder miteinander interagieren.

Betrachten Sie Mitarbeiterversammlungen jedoch nicht als Ersatz für die regelmäßige Abhaltung individueller Besprechungen mit jedem Mitarbeiter. Auch wenn es auf den ersten Blick so aussieht, als ob diesen Einzelgesprächen die Effizienz von Mitarbeitertreffen fehlt, lohnt sich die Zeit aufgrund ihres Beitrags zum Engagement und zur Leistung der Mitarbeiter.

Was sind Einzelgespräche?

Wie der Name schon sagt, finden Einzelgespräche nur zwischen zwei Personen statt – typischerweise einem Manager und einem Mitarbeiter. Diese Regelung ermöglicht es, sich auf den Arbeitnehmer und seine spezifische Rolle im Unternehmen zu konzentrieren. Solche mitarbeiterzentrierten Gespräche schaffen die Grundlage für maßgeschneidertes konstruktives Feedback, individuelle Gespräche zur beruflichen Weiterentwicklung und die Festlegung persönlicher Ziele.

Bestimmen Sie, wie oft Sie sich treffen

Wie oft diese Check-ins durchgeführt werden, ist je nach Manager unterschiedlich. Viele Führungskräfte finden wöchentliche Treffen ideal. Zwischen den Sitzungen bleibt ausreichend Zeit, damit die Mitarbeiter Fortschritte bei Feedback und Aktionspunkten erzielen können. Diese Länge bleibt jedoch zeitgemäß, was bedeutet, dass neue Sorgen und Gefühle nicht aufgeschoben werden.

Manager, die eine große Belegschaft betreuen, finden möglicherweise zweiwöchentliche Check-ins (alle zwei Wochen) besser geeignet, um alle einzuarbeiten. Experten empfehlen, zwischen Einzelgesprächen nicht mehr als einen Monat zu verstreichen. In dieser Zeit kann zu viel passieren und das Gefühl der Regelmäßigkeit ist nicht so stark ausgeprägt.

Es gibt Fälle, in denen Manager häufiger persönliche Gespräche mit bestimmten Mitarbeitern führen möchten. Beispielsweise sind die ersten drei Monate der Anstellung eines neuen Mitarbeiters eine kritische Zeit. Manager entscheiden möglicherweise, dass es hilfreich ist, sich zweimal pro Woche oder sogar täglich alleine zu treffen. Die effektive Nutzung dieser Zeit trägt dazu bei, den neuen Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Es hilft dem Neuling auch, sich umsorgt und wichtig für die Organisation zu fühlen. Die während des Onboarding-Zeitraums entstandene Verbindung zum Unternehmen wirkt sich auf die Bindung aus.

Treffen Sie sich an einem bequemen Ort

Zweifellos ist es wichtig, wie oft Einzelgespräche stattfinden. Aber vielleicht noch wichtiger für ihren Erfolg ist Beständigkeit. Um den Nutzen von Einzelgesprächen zu maximieren, müssen die beteiligten Parteien ein gutes Verhältnis aufbauen. Diese Verbindung ist mit eigener Zeit verbunden. Wenn Sie ständig stornieren oder einen neuen Termin vereinbaren müssen, werden sich die Mitarbeiter fragen, wie ernst Sie diese Check-ins tatsächlich nehmen.

Achten Sie auf Privatsphäre, wenn Sie darüber nachdenken, wo Einzelgespräche abgehalten werden sollen. Sie möchten einen sicheren Raum schaffen, in dem der Mitarbeiter sprechen kann, ohne befürchten zu müssen, dass andere ihn hören. Auch wenn es zeiteffizient erscheint, sich zum Mittagessen in der Cafeteria zu treffen, kann sich die Umgebung als ablenkend oder einschränkend erweisen. Wenn Sie wiederkehrende Besprechungen mit Remote-Mitarbeitern abhalten, entscheiden Sie sich für einen Zoom-Anruf. Diese Methode ahmt die persönliche Erfahrung am besten nach.

Was wird bei Einzelgesprächen besprochen?

Betrachten Sie 1:1-Meetings als einzigartige, besondere Erlebnisse. Sie bieten die Möglichkeit, dem anwesenden Mitarbeiter Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Solche Interaktionen stärken die Arbeitsbeziehungen, bauen Vertrauen auf und erhöhen die Bindung.

Gespräche können in viele Richtungen gehen. Mitarbeiter haben möglicherweise bestimmte Themen, die sie gerne behandeln möchten, beispielsweise die Karriereentwicklung oder die tägliche Arbeitsbelastung. Ihre Interessen können sich auf Entwicklungsziele oder Überlegungen zu Ereignissen der vergangenen Woche beziehen.

Verwechseln Sie ein 1:1 jedoch nicht mit einem Kampf gegen alle. Ja, es finden vielfältige Gespräche statt. Und das Stellen offener Fragen ermöglicht viele Verzweigungen. Aber beide Parteien sollten mit Gesprächsthemen bereit sein. Durch diese Vorbereitung wird sichergestellt, dass dem, was jemand abdecken möchte, die vorgesehene Zeit zugewiesen wird. Eine Besprechungsagenda verhindert auch, dass Sie beide einander anstarren und sich fragen, was Sie sagen sollen! Stellen Sie sich Ihr Meeting als organisiert, aber nicht starr vor.

Die Verwendung einer Besprechungsvorlage bietet einen grundlegenden Rahmen. Stellen Sie es online, damit Sie beide es in den Tagen vor dem Einzelgespräch ergänzen und verfeinern können.

Die folgenden Bereiche werden häufig während eines 1:1-Gesprächs abgedeckt. Beachten Sie, dass nicht jedes Thema jedes Mal zur Sprache gebracht werden muss. Lassen Sie Situationen und Interessen bestimmen. Schenken Sie dem Teilnehmer Ihre volle Aufmerksamkeit, indem Sie Ablenkungen vermeiden (ja, das heißt, das Telefon auszuschalten) und aktiv zuhören.

Einfacher Check-in

Angesichts der täglichen Hektik am Arbeitsplatz fühlen sich Mitarbeiter manchmal in der Hektik verloren. Ein Einzelgespräch vermittelt die Botschaft: „Hey, Ihr Wohlbefinden ist unserer Organisation wichtig. Ich möchte innehalten, um zu sehen, wie es Ihnen geht, und auf etwaige Bedenken eingehen.“

Versuchen Sie dazu Fragen wie die folgenden:

• Wie geht es dir diese Woche?

• Mit welchen Hindernissen waren Sie in letzter Zeit konfrontiert?

• Wie beherrschbar ist Ihr aktuelles Arbeitspensum?

• Verfügen Sie über die Werkzeuge und Ressourcen, um die Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen?

• Was kann ich tun, um Ihren Arbeitsalltag reibungsloser zu gestalten?

• Gibt es sonst noch etwas, worüber Sie heute sprechen möchten?

Vielleicht möchten Sie beide auch die Prioritäten für die kommende Woche besprechen. Die Antworten bestimmen natürlich, wie das Gespräch weitergeht. Machen Sie sich Besprechungsnotizen, um sich daran zu erinnern, was Sie besprochen und welche Maßnahmen Sie vereinbart haben. Follow-up im nächsten 1:1.

Wenn Sie es mit Remote-Mitarbeitern zu tun haben, passen Sie einige Ihrer Standardfragen an dieses Szenario an. Fragen Sie nach technischen Problemen. Erkundigen Sie sich bei Kommunikationsproblemen. Erfahren Sie, wie Sie ihnen helfen können, sich stärker mit dem Team verbunden zu fühlen.

Der einfache Check-in ist auch ein guter Zeitpunkt, um ein wenig über etwas anderes als die Arbeit zu plaudern. Der freundschaftliche Austausch über Sport, Familie, Feiertage, bevorstehende Ferien und Haustiere baut Verbindungen auf. Notieren Sie Einzelheiten in Ihren Zusammenfassungsnotizen für die zukünftige Verwendung. („Wie verlief der Abschluss Ihres Sohnes?“ „Was halten Sie von dem College-Pitcher, den die Cubs gedraftet haben?“)

Effektive Einzelgespräche schaffen einen einheitlichen, sicheren Raum, in dem sich die Mitarbeiter wohl fühlen. Sobald sie dies tun, beginnen sie möglicherweise, heiklere oder kompliziertere Themen anzusprechen. Möglicherweise gewinnen Sie Einblicke in ihre Work-Life-Balance und können ihnen bei der Entwicklung von Lösungen helfen. Möglicherweise lernen Sie Stressfaktoren aus ihrem Familienleben kennen und bieten Empathie und Orientierung für Ressourcen. Oder Sie erfahren, dass es Spannungen mit einem Kollegen gibt, und bieten Ihnen an, als Vermittler zu fungieren. Eine wichtige Erkenntnis für Mitarbeiter aus Einzelgesprächen sollte sein, dass Sie sich um das Anliegen kümmern und Ihnen zur Seite stehen, so gut Sie können.

Konstruktive Kritik

Eine Leistungsbeurteilung sollte nicht das erste Mal sein, dass jemand von einem Problem erfährt. Besprechen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter stattdessen regelmäßig in 1:1-Besprechungen. Korrigieren Sie kleinere Fehler, bevor sie zu großen werden. Leitfaden zur effizienteren und effektiveren Bewältigung von Aufgaben. Coachen Sie zu Themen wie Professionalität, bessere Kommunikation oder Interaktion mit Kollegen.

Holen Sie auch Feedback vom Mitarbeiter ein. Welche Ideen hat sie, um das Unternehmen besser zu machen? Behandeln Sie Themen wie Moral, Verfahren, Unternehmenskultur, Kommunikation und psychologische Sicherheit. Haben Sie außerdem den Mut, nach Möglichkeiten zu fragen, wie Sie Ihren Führungsstil verbessern können.

Ziele setzen

Gibt es etwas, das der Arbeitnehmer lernen möchte? Gibt es Ihrer Meinung nach eine Aufgabe, die die Person auf einer höheren Ebene erledigen könnte? Das 1:1-Treffen ist ein toller Zeitpunkt, solche Dinge zu besprechen Und den Ball in Bewegung setzen.

Vage, undefinierte Ziele werden selten erreicht. Unterweisen Sie Ihre Mitarbeiter darin, sich SMARTe Ziele zu setzen, um einen überzeugenden Plan zu erstellen und den Stolz zu entwickeln, der aus stetigem Fortschritt entsteht. Jeder Buchstabe in SMART steht für ein wichtiges Element erfolgreicher Zielsetzung: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Nutzen Sie zukünftige 1:1-Meetings, um den Fortschritt zu verfolgen und Anpassungen vorzunehmen.

Berufswünsche

Die meisten Arbeitnehmer sind nicht nur an der jeweiligen Stelle interessiert, sondern auch an der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung. Erkundigen Sie sich nach Karrierezielen. Suchen Sie gemeinsam nach Wegen, um dorthin zu gelangen – Schulung, ein bestimmter Abschluss oder eine Zertifizierung, Möglichkeiten zur Führungskräfteentwicklung, anspruchsvolle Aufgaben usw. Zeigen Sie, dass die Organisation leistungsstarke Mitarbeiter schätzt und in ihre Zukunft investiert.

Motivationen

Erfahren Sie, wie jeder einzelne Mitarbeiter „tickt“. Ermutigen Sie die Person, die Frage zu beantworten: „Was wünschen Sie sich von einem Job?“ Manche leben von extrinsischen Belohnungen wie Preisen und öffentlicher Anerkennung. Andere schätzen Dinge wie die Möglichkeit, einen Unterschied in der Welt zu machen oder die Möglichkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie wissen, was jemanden morgens aufweckt und ihn dazu ermutigt, sein Bestes zu geben, können Sie das, was er schätzt, noch mehr zu seiner Mitarbeitererfahrung hinzufügen.

Anerkennung

Und schließlich ist das 1:1 ein Anlass, um zu zeigen, dass Sie die Mitarbeiter „bemerken“, und loben Sie daher unbedingt Ihre Bemühungen und Erfolge. Bedanken Sie sich bei der Person für bestimmte Taten – langes Bleiben, immer eine positive Einstellung zeigen, hervorragende Teamarbeit an hektischen Tagen usw. Diese Besonderheit fühlt sich in der Regel authentischer an und ist einprägsamer als ein allgemeiner „guter Job“. Verbinden Sie das, was sie tun, mit dem Gesamterfolg des Unternehmens. Die Anerkennung beendet das Treffen mit einer positiven Note, was die Einstellung der Teilnehmer gegenüber anderen Einzelgesprächen in der Zukunft verbessern kann.