Weltweit finden fast eine Milliarde Besprechungen pro Tag statt. Laut Treffen-Wissenschaftlern verbringen CEOs fast drei Viertel ihrer Arbeitstage in Meetings. Forscher zeigen nun, dass aktives Zuhören und weniger Redeanteile von Führungskräften die Effektivität solcher Zusammenkünfte maßgeblich verbessern können.
Meetings bestimmen den Arbeitsalltag in der industrialisierten Welt wie ein Metronom und sind für viele gleichzeitig ein Störfaktor. CEOs verbringen nach Angaben aus der Treffen-Wissenschaft fast drei Viertel ihrer Arbeitszeit in solchen Runden. Während die Vorbereitung und Leitung den Großteil der Zeit von Managern beansprucht, stand die genaue Erforschung von Besprechungen lange Zeit im Hintergrund. Dies hat sich grundlegend geändert, da archivierte virtuelle Meetings heute enorme Datenmengen liefern.
Liana Kreamer zur Definition und Bedeutung des Austauschs
Die Organisationspsychologin Liana Kreamer vom Florida Institute of Technology hat eine Übersicht über mehr als drei Jahrzehnte der Besprechungswissenschaft mitverfasst, die in der Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior veröffentlicht wurde. Gegenüber dem Knowable Magazine erklärte sie, dass Treffen von Menschen mit einem klaren Ziel oder einer bestimmten Struktur definiert werden. Das Gespräch in der Gruppe erfüllt demnach grundlegende menschliche Bedürfnisse nach Verbindung, Kommunikation und Kooperation.
Um die Beteiligung zu erhöhen, empfiehlt Liana Kreamer laut dem Knowable Magazine „stilles Brainstorming, durch das auch schüchterne und zurückhaltende Teilnehmer zur Ideengenerierung angeregt werden. Zudem hat das Unternehmen Shopify laut Kreamer sämtliche wiederkehrenden Meetings abgeschafft.
David Deming und die Lohnentwicklung in Norwegen
Trotz der hohen Kosten und der enormen Verbreitung von Besprechungen zeigt eine im Jahr 2026 veröffentlichte Studie an mehr als 9.000 Arbeitnehmern in Norwegen, dass sich der Aufwand lohnen kann. Die von dem Harvard-Ökonomen David Deming geleitete Untersuchung basierte auf Daten des norwegischen Umfrageunternehmens Norstat. Dabei ergab sich, dass eine hohe Meeting-Intensität positiv mit subsequentem Lohnwachstum und dem Lernen am Arbeitsplatz verknüpft ist. Ein möglicher Grund dafür liegt darin, dass solche Runden den Kontakt zu ranghöheren Kollegen ermöglichen und so die Weitergabe von Schlüsselwissen unterstützen.
Nale Lehmann-Willenbrock über aktive Einbindung und Humor
Die Bedeutung des aktiven Zuhörens betonen Forscher wie Nale Lehmann-Willenbrock. Es gehe nicht nur um eine passive Bestätigung, sondern darum, aktiv und durchdacht Feedback zu geben. In virtuellen Konferenzen gehe dieses Verhalten durch das Stummschalten oft völlig verloren. Die Balance zwischen Sprechen und Zuhören entscheidet maßgeblich darüber, ob eine Besprechung as erfolgreich bewertet wird. Oft weichen die Einschätzungen von Leitern und Teilnehmern dabei stark voneinander ab.
Ihre Untersuchungen zu Präsenzmeetings verdeutlichen, dass Smalltalk vor dem offiziellen Beginn besonders für introvertierte Teilnehmer hilfreich ist, um sich aktiver einzubringen. Da virtuelle Treffen diesen lockeren Rahmen selten bieten, raten Forscher dazu, frühzeitig den Raum zu öffnen oder die ersten Minuten für einen informellen Austausch zu nutzen.
Kulturelle Unterschiede und verbleibende Lücken
Die Erwartungen an den Ablauf hängen auch von kulturellen Faktoren ab. So ergaben internationale Vergleiche, dass Teilnehmer aus den Vereinigten Staaten und den Niederlanden besonders ungehalten auf eine zu spät kommende Führungskraft reagieren, während Personen aus China und Chile in solchen Situationen weniger Frustration zeigen.
Liana Kreamer weist darauf hin, dass es nur wenige kulturübergreifende Studien in der Besprechungswissenschaft gibt. Bisher stammen die meisten Analysen aus Europa oder Nordamerika, was die Frage aufwirft, inwieweit die dort ermittelten Best Practices weltweit Gültigkeit besitzen.
