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Experten: Fürsorgepflicht für Gastreisende Rechtlich unklar, moralisch klarer

Da Unternehmen immer mehr Möglichkeiten finden, Gastreisende in ihre verwalteten Reiseprogramme einzubeziehen, bleiben Fragen zu ihrer genauen Verantwortung für die Sicherheit dieser Reisenden bestehen.

Gastreisen, sei es von nicht profilierten Mitarbeitern oder von Nichtmitarbeitern wie Auftragnehmern oder Bewerbern, machen in der Regel zwischen 7 und 15 Prozent der gesamten Reiseausgaben eines Unternehmens aus, sagte Mike Daly, SVP of Sales bei Serko, kürzlich in einem BTN-Webinar zum Thema Gästereisen Management. Während die Fürsorgepflicht gegenüber reisenden Mitarbeitern aus rechtlicher Sicht klar definiert ist, wie sieht es mit Nicht-Mitarbeitern aus?

Bei Auftragnehmern sind solche Verantwortlichkeiten in der Regel ausdrücklich in Verträgen festgelegt, sagte Henning Snyman, Sicherheitsdirektor für Amerika beim Reiserisikomanagementunternehmen International SOS.

„Wenn Sie jemanden unter Vertrag nehmen, wird darin festgelegt, ob er eine eigene Versicherung abschließen oder sich auf seine eigenen Versicherungsgesellschaften verlassen soll“, sagte er. „In den meisten Fällen ist es die Norm, dass Organisationen ihre Sorgfaltspflicht auch auf Auftragnehmer übertragen.“

Für Nichtangestellte, die nicht durch Verträge abgedeckt sind, ist es etwas trüber. Die ISO 31030-Richtlinien zum Beispiel regeln die Fähigkeit eines Unternehmens, „Reisende“ zu kommunizieren und zu verfolgen, was sich auf jeden erstrecken könnte, der im Namen des Unternehmens reist, etwa einen eingeladenen Gastredner oder Zeitarbeitskräfte, sagte Snyman. Dennoch sei es eine Art „rechtliche Grauzone“, sagte er.

Aus rechtlicher Sicht ist es natürlich ratsam, auf Nummer sicher zu gehen.

„Haftung ist ein interessantes Konzept“, sagte Julie Deppe, Leiterin des Produktmanagements beim Risikomanagementunternehmen Everbridge. „Vieles davon hängt davon ab, wann etwas passiert und wie Menschen möglicherweise darauf reagieren.“

Legalität oder Moral?

Über die rechtliche Frage hinaus gibt es natürlich auch eine moralische Frage, die nach Ansicht der Fürsorgepflichtanbieter weniger zweideutig ist.

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„Wir sind der Meinung, dass eine Organisation, egal ob es sich um ein großes Privatunternehmen, eine Regierungsbehörde, eine Universität, eine Schule oder ein Krankenhaus handelt, das breitere Stakeholder-Netzwerk für das Sicherheitsbewusstsein sensibilisieren sollte“, sagte Michael Becker, CEO von Risk Bewertungstechnologieanbieter GeoSure.

Beide Reisemanager im BTN-Webinar, Meta-Reisetechnologiemanager Shane Earley und GE-Reiseprojekt- und Einkaufskartenleiter Dave Schaber, sagten, dass dies ihr Ansatz sei. Earley sagte, Meta gebe Informationen an ISOS und sein internes Sicherheitsteam weiter, unabhängig davon, ob es sich bei einem Reisenden um einen Angestellten handele oder nicht, und Schaber sagte, dass auch Drittreisende in die Sorgfaltspflichtprogramme von GE einbezogen seien.

„Zur Rechtmäßigkeit kann ich nichts sagen, aber wir glauben, dass es für uns der beste Ansatz ist“, sagte Schaber. „Wir behandeln sie hinsichtlich der Fürsorgepflicht wie Arbeitnehmer.“

Ich habe von Unternehmen erfahren, dass sie es vorziehen, wenn wir uns nicht auf diese Gastreisenden einlassen, und dass sie einen anderen Mechanismus wünschen, um damit umzugehen. Ich halte das für kurzsichtig.“

– Kathy Bedell von BCD Travel

Dennoch ist es sicherlich nicht der universelle Ansatz.

„Unternehmen haben mir gesagt, dass sie es vorziehen, wenn wir uns nicht auf diese Gastreisenden einlassen, und dass sie einen anderen Mechanismus wollen, um damit umzugehen“, sagte Kathy Bedell, SVP von BCD Travel. „Ich denke, das ist kurzsichtig. Sie haben sie für etwas unter Vertrag genommen, also haben Sie eine Vereinbarung mit dieser Person.“

Selbst in Fällen, in denen in Verträgen festgelegt ist, dass Auftragnehmer für ihre eigene Versicherung verantwortlich sind, könnte sich dieser Auftragnehmer auf eine grundlegende Reiseversicherung verlassen, die das Anforderungskästchen erfüllt, sagte Snyman. Möglicherweise haben sie dem Versicherungsanbieter jedoch nicht mitgeteilt, dass sie sich an einem abgelegenen Standort befinden würden, der über ihren vertraglichen Versicherungsschutz hinausgeht. Würde ein Unternehmen dann einfach weggehen, wenn eine Situation eintritt?

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„Das Reputationsrisiko könnte enorm sein“, sagte Snyman.

Das könnte klarer werden, wenn tatsächlich Notfälle eintreten. Laut Snyman waren bei einigen Evakuierungen, die ISOS in den letzten Jahren durchgeführt hat, 60 bis 70 Prozent der Evakuierten Personen, die keine Mitarbeiter der Organisation waren, die die Evakuierung durchführte.

„Die Verantwortung, die sie übernahmen, basierte auf moralischen und ethischen Grundsätzen und nicht auf einer gesetzlichen Anforderung“, sagte er.

Klarer Kommunikationsschlüssel

In vielen Fällen ist die Ausweitung des Schutzes auf Gastreisende keine Frage der Änderung der Beziehungen zu bestehenden Anbietern. ISOS mache beispielsweise keinen Unterschied zwischen Angestellten und Nicht-Angestellten, wenn es bedenke, an wen es im Rahmen eines abgedeckten Unternehmens Informationen weitergibt, sagte Snyman. Ebenso richten sich die Informationen von GeoSure nicht ausschließlich an Mitarbeiter von Kundenunternehmen, sagte Becker. Die Strategie wird dann eher zu einer Kommunikationsfrage.

ISOS verschickt beispielsweise Benachrichtigungen an Reisende, die sich für E-Mail-Benachrichtigungen, seine App oder über sein Reisender-Tracking-System angemeldet haben. Diejenigen, die nicht ständig für ein Unternehmen unterwegs sind, sind möglicherweise nicht für diese Benachrichtigungen angemeldet oder Teil dieses Informationsflusses. Daher muss ein Unternehmen eine Strategie haben, um sicherzustellen, dass es diese Informationen erhalten kann und weiß, wie es Hilfe erreichen kann. Tatsächlich ist es etwas einfacher, Hilfe zu bekommen, da ISOS nach dem Prinzip „zuerst helfen und dann Fragen stellen“ funktioniert, sagte Snyman.

Wenn ein Unternehmen über eine eigene App für Reisende verfügt, kann es recht einfach sein, den Zugang zu dieser App für Gastreisende zu erweitern, sagte Becker. Wenn sie keine eigene App haben, kann GeoSure ein mobiles Tool mit einem White-Label versehen, das sie mit einer breiteren Wählerschaft verwenden können, sagte er.

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Everbridge hat die Möglichkeit, Kontakte zu erstellen, wenn Reisereservierungen eingehen, wenn diese nicht mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmen, um Gastreisende zu unterstützen, sagte Deppe.

„Wenn Sie als Auftragnehmer oder Rekrut zu einem Vorstellungsgespräch kommen, erstellen wir einen temporären Kontakt in unserem System und löschen Sie dann automatisch, wenn Sie nicht 90 Tage nach der Reise in einen festen Kontakt umgewandelt wurden.“ Sie sagte. „Uns ist es wirklich wichtig, dass in jedem Fall kein Reisender zurückbleibt.“

Mehrere Reisemanagementunternehmen haben in den letzten Jahren auch Lösungen für Gastreisende hinzugefügt, was sie in ein Programm einbindet und auch die Betreuung dieser Reisenden in Notfällen erleichtert. Zu denjenigen, die in den letzten Jahren solche Lösungen hinzugefügt haben, gehören Fox World Travel, Egencia, Adelman Travel, AmTrav und BCD.

Manches davon läuft jedoch darauf hinaus, eine Richtlinie auf Papier zu bringen, damit sich ein Unternehmen über seine Verantwortlichkeiten und Grenzen im Klaren sein kann, sagte Snyman. Bedell sagte, dass einige Branchen insbesondere bei der Festlegung von Richtlinien für Gästereisen eine Vorreiterrolle spielen – insbesondere in der Medien- und Unterhaltungsbranche, in der es um häufige Gastreisende mit hohem Kontakt wie Models oder Schauspieler geht, die zu Dreharbeiten kommen.

„In unserer Branche passiert viel“, sagte Bedell. „Es verändert sich ständig, aber es ist auch eine Chance, also müssen wir eine Führungsrolle übernehmen.“