Ab Januar 2027 müssen inländische Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre Rechnungen im B2B-Bereich zwingend als strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Während Softwareanbieter wie PRANKE und Schubert & Salzer ihre ERP-Systeme mit Schnittstellen nachrüsten, wächst in Teilen der Wirtschaft die Sorge vor technischem Mehraufwand.
Die neuen Fristen und gesetzlichen Pflichten für Unternehmen
Die Einführung der elektronischen Rechnung verändert den geschäftlichen Zahlungsverkehr in Deutschland grundlegend. Bereits seit Januar 2025 sind Unternehmen technisch dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für die Ausstellung im geschäftlichen Geschäftsverkehr greifen gestaffelte Stichtage. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, deren Vorjahresumsatz die Schwelle von 800.000 Euro überschritten hat. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, müssen sämtliche inländischen Betriebe ihre Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch im strukturierten Format übermitteln, wie aus den Regelungen des Umsatzsteuergesetzes hervorgeht.
Einfache PDF-Dateien oder eingescannte Dokumente genügen den neuen Vorgaben für Ausgangsrechnungen nicht. Verlangt werden maschinenlesbare Formate entsprechend der europäischen Norm EN 16931, wozu insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 zählen. Bestimmte ältere Profile wie MINIMUM und BASIC-WL erfüllen diese Anforderungen laut Fachbeiträgen nicht. Bei Verstößen drohen Risiken beim Vorsteuerabzug, während gleichzeitig eine revisionssichere Archivierung des maschinell auswertbaren Datenteils vorgeschrieben ist.
Kritik aus dem Handwerk und administrative Hürden
Die Pläne stossen jedoch nicht überall auf Zustimmung. Der sächsische Handwerkstag fordert wegen technischer Probleme und fehlender Vorbereitung einen generellen Aufschub der Pflicht. Statt ab Januar 2027 solle der verpflichtende Versand erst 2028 greifen, teilt der Verband mit. Sowohl die Betriebe als auch die Softwarehersteller benötigten verlässliche Vorgaben, die derzeit in der Praxis noch nicht durchgehend funktionieren.
Kritisiert wird vor allem ein fehlender Korrekturprozess für Baurechnungen, was Betriebe vor aufwändige Abstimmungen und Liquiditätsrisiken stelle. Auch im Apothekenbereich führt die Umstellung zu spürbarem Mehraufwand. So kündigte etwa der Großhändler Sanacorp an, künftig für jeden Lieferschein täglich eine eigene Rechnung auszustellen, weil Verweise auf den Lieferschein im maschinenlesbaren XML-Teil unzulässig werden. Dabei müssen sämtliche Leistungen im maschinenlesbaren XML-Teil der Rechnung detailliert dargestellt werden, wie Sanacorp in einem Schreiben an Kunden Anfang November mitteilte. Ergänzend stellt das Unternehmen monatlich weitere abrechnungsrelevante Belege wie Gutschriften für Retouren und Konditionen zur Verfügung sowie eine Monatsübersicht im PDF-Format als komprimierte Zusammenfassung aller relevanten Transaktionen, die jedoch keine eigenständige Rechnung darstellt. Ein Inhaber kritisierte, dass im Apothekenalltag dadurch zusätzliche Arbeit entsteht, da jede Rechnung gebucht werden muss, während zuvor Lieferscheine per MSV3 V2 in der Warenwirtschaft eingespielt wurden. Ein Unternehmenssprecher von Sanacorp erklärte dazu, man habe zwar wenig Spielraum, informiere die Kunden jedoch frühzeitig und biete ab Januar Einzelrechnungen zusätzlich zu den Sammelrechnungen an.
Technische Anpassungen in ERP-Systemen und neue Software-Module
Um die Vorgaben fristgerecht zu erfüllen, rüsten zahlreiche IT-Anbieter ihre Softwarelandschaften auf. Der Ventilhersteller Schubert & Salzer Control Systems hat seine hauseigene ERP-Software innerhalb von zwei Monaten um eine Peppol-Anbindung erweitert, um Rechnungen länderübergreifend über das Peppol-Netzwerk zu übertragen. Im Hintergrund erzeugt das System dabei zunächst ein ZUGFeRD-Format, welches anschliessend automatisiert in den Standard BIS Billing 3.0 konvertiert wird.
Andere Anbieter wählen alternative Wege. Die PRANKE GmbH bietet einen Service an, bei dem EDI-Partner ihre gewohnten Nachrichten erhalten, während alle übrigen Empfänger automatisch mit einer ZUGFeRD-Rechnung bedient werden. Für SAP-Anwender hat Versino Financial Suite das Modul E-RechnungsCheck vorgestellt, welches Ausgangsbelege vor der Erstellung auf Pflichtangaben überprüft, während INFORMATICS und delphi Business Information Consultants weitere Integrationspfade für SAP- und Oracle-Umgebungen bereitstellen.
Sonderregelungen für Kleinunternehmer und Landwirtschaft
Von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen bleiben bestimmte Transaktionen wie Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss inländische Rechnungen von Geschäftspartnern zwar elektronisch annehmen können, ist aber nicht gezwungen, eigene Rechnungen im strukturierten Format auszustellen. Für landwirtschaftliche Betriebe empfiehlt sich indes die frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater, um die Buchführungs- und Archivierungssysteme rechtzeitig auf die ab 2027 und 2028 greifenden Stichtage einzustellen.
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