Dokumentenverfolgungssysteme sind vielseitige Instrumente zur Automatisierung verschiedener dokumentbezogener Prozesse, darunter die Verwaltung, Suche, der Zugriff und die Bearbeitung elektronischer Dateien.
Über eine Dokumentenverfolgungsplattform können Unternehmen aus allen Branchen – sei es Fertigung, Finanzdienstleistungen oder Gesundheitswesen – mehrere Prozesse verfolgen, z. B. wer das Dokument geöffnet hat, wann er dies getan hat, wie oft er es erneut öffnet und mehr.
Die Investition in dieses Prozessmanagement-Tool bringt eine Reihe erheblicher Vorteile mit sich, da es den täglichen Betrieb erleichtert und alle erforderlichen Daten auf Abruf bereitstellt. Aber wie genau kann die Dokumentenverfolgung den Erfolg Ihres Unternehmens neu definieren?
Und welche wesentlichen Merkmale spielen dabei eine entscheidende Rolle? Lass es uns unten lernen.
Welche Vorteile bietet die Investition in eine Dokumentenverfolgungslösung?
Unabhängig davon, ob es sich um Finanzdokumente, medizinische Berichte oder Rechtsverträge handelt, können Softwarelösungen zur Dokumentenverfolgung zu Effizienzsteigerungen und zeitsparenden Werkzeugen in Ihren Geschäftsprozessen werden.
Weitere Vorteile der Implementierung solcher Systeme sind wie folgt definiert!
Papierlose Operationen und Transaktionen
Der erste und wichtigste Grund, warum Unternehmen ein Dokumentenverfolgungssystem einführen, ist die Möglichkeit, papierlose Vorgänge und Transaktionen durchzuführen, wodurch die Notwendigkeit entfällt, große Mengen gedruckter Kopien von Dokumenten in Aktenschränken aufzubewahren.
Durch eine solche Digitalisierung können Unternehmen einen aufgeräumten Raum schaffen, in dem alle Papierdokumente und digitalen Dateien indiziert und an einem zentralen Ort gespeichert werden, ohne zusätzlichen Speicherplatz zu belegen.
Dadurch wird das Ablegen und Abrufen von Unternehmensdokumenten erheblich erleichtert, was Zeit spart und die Effizienz steigert.
Zugänglichkeit und Reaktionsfähigkeit
Ein weiterer guter Grund, ein Dokumentenverfolgungssystem in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren, ist die Zugänglichkeit und Reaktionsfähigkeit. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter des Unternehmens von jedem Gerät und Browser aus auf die erforderlichen Dokumente zugreifen können, ohne dass Kompatibilitätsprobleme auftreten.
Durch diesen flexiblen Ansatz können alle Geschäftsbeteiligten auch unterwegs mit den benötigten Dateien arbeiten, wobei bei allen Interaktionen ein reaktionsschneller Zugriff gewährleistet ist.
Verbesserte Produktivität
Das Durchforsten umfangreicher Dokumente ist eine mühsame und anstrengende Aufgabe, die einen Großteil der Zeit eines Mitarbeiters in Anspruch nehmen kann. Mit einer erweiterten Suchfunktion zur Dokumentenverfolgung, der sogenannten Indizierung, ist es äußerst einfach, die erforderlichen Dokumente in Sekundenschnelle zu finden.
Dadurch wird die Gesamtproduktivität erheblich verbessert, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere und übergeordnete Aktivitäten konzentrieren können.
Letztendlich können sie ihre Arbeitsbelastung erhöhen und ein breiteres Aufgabenspektrum erledigen, was zu Arbeits- und Kosteneinsparungen für das Unternehmen führt.
Vereinfachte Prüfprotokolle
Ein Dokumentenverfolgungssystem verfügt über eine Audit-Trail-Funktion, die alle Benutzerinteraktionen mit einem Dokument in detaillierter und chronologischer Reihenfolge aufzeichnet. Dank dieser Funktion können Unternehmen alle Dokumentänderungen verfolgen und wissen, wer diese Änderungen wann vorgenommen hat.
Dies trägt dazu bei, die Rückverfolgbarkeit aller Interaktionen sicherzustellen, einschließlich unbefugter Zugriffe und verdächtiger Aktivitäten, und fördert letztendlich eine Kultur der Verantwortlichkeit und Transparenz.
Verbesserte Sicherheit
Jedes robuste Dokumentenverfolgungssystem ist mit einer Vielzahl von Sicherheitsfunktionen ausgestattet und entspricht den Industriestandards und -vorschriften, um sicherzustellen, dass die sensiblen Daten eines Unternehmens streng geschützt sind.
Zu diesen Funktionen gehören Authentifizierung und Autorisierung, Zugriffskontrolle, Datensicherung, Notfallwiederherstellung und mehr.
Im Falle unerwarteter Datenschutzverletzungen, Systemausfälle oder anderer Ausfälle sind Ihre Daten immer sicher und die Sicherheit und Integrität aller Ihrer Dokumente ist garantiert.
Bessere Zusammenarbeit
Dokumentenverfolgungssysteme ermöglichen es den Mitarbeitern eines Unternehmens, von verschiedenen geografischen Standorten aus problemlos auf die erforderlichen Dokumente zuzugreifen und diese in Echtzeit zu bearbeiten. Dies trägt erheblich zur Teamarbeit und Zusammenarbeit bei und sorgt für reibungslose und schnelle Arbeitsabläufe.
Durch die gleichzeitige Zusammenarbeit über das Dokumentenverfolgungssystem können Mitarbeiter aus funktionsübergreifenden Abteilungen mühelos Lösungen für auftretende Probleme finden, die zwischenmenschliche Kommunikation verbessern und hinsichtlich der Ziele und Ziele der Zusammenarbeit auf dem gleichen Stand bleiben.
Kostenreduzierung
Ein weiterer wichtiger Vorteil, den Unternehmen mit Dokumentenverfolgungssoftware erzielen können, ist die deutliche Reduzierung der direkten und indirekten Unternehmensausgaben. Wenn es um direkte Kosten geht, entfällt durch den Besitz einer Dokumentenverfolgungslösung die Notwendigkeit, in physische Dokumentenspeicherung, Papier, Druck usw. zu investieren.
Indirekte Kosten hingegen werden unter anderem durch höhere Effizienz und Produktivität, die Vermeidung menschlicher Fehler und eine verbesserte Datensicherheit vermieden.
Integrale Funktionen jeder Dokumentenverfolgungssoftware
Sobald Sie alle Vorteile kennen, die Dokumentenverfolgungslösungen mit sich bringen, stellt sich die Frage, welche Funktionen alle oben genannten Vorteile ermöglichen. Wenn Sie demnächst die Anschaffung eines Dokumentenverfolgungssystems in Betracht ziehen, stellen Sie sicher, dass es mit den folgenden Funktionen ausgestattet ist:
- Zugriffskontrolle – diese Funktion schränkt die Sichtbarkeit und Nutzung Ihrer internen Dokumentation ein und stellt sicher, dass nur Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff darauf haben.
- Standortverfolgung – Durch die Standortverfolgung können Unternehmen die benötigten Dokumente problemlos abrufen, Ausfallzeiten minimieren und einen unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb sicherstellen.
- Prüfpfad: Bietet ein klares Protokoll aller Aktionen und Benutzeraktivitäten mit dem Dokument, was für Prüfprozesse, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von größter Bedeutung ist.
- Versionskontrolle – mit Hilfe dieser Funktion behalten Mitarbeiter den gesamten Verlauf aller gespeicherten Versionen des Dokuments bei und können bei Bedarf die benötigte Variante abrufen.
- Verteilungsverfolgung – verfolgt den Prozess der Dokumentenverbreitung, einschließlich der Personen, die Dateien senden und empfangen, und hält so alle Teilnehmer auf dem Laufenden und fördert gleichzeitig die Verantwortung.
- Tools für die Zusammenarbeit – dank dieser erweiterten Funktionalität können Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, Aufgaben in Echtzeit lösen und die Produktivität steigern.
- Echtzeitbenachrichtigungen – diese Funktion spielt eine wichtige Rolle bei der Benachrichtigung von Benutzern über Dokumentaktualisierungen, -änderungen und -zugriffe und sorgt für schnelle Maßnahmen und Antworten.
Abschließende Gedanken
Ein Dokumentenverfolgungssystem ist ein unverzichtbares Tool, wenn Unternehmen ihre dokumentenorientierten Prozesse rationalisieren, die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern und die Geschäftsergebnisse maximieren möchten.
Dieses Prozessmanagement-Tool ermöglicht es Benutzern außerdem, die erforderlichen Dokumente jederzeit von jedem Ort aus zu verwalten, Dokumentänderungen bei Bedarf zu verfolgen, die umfassende Sicherheit aller Transaktionen zu gewährleisten und, was am wichtigsten ist, Unternehmen Kosten zu sparen.
