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Das Treasury Board of Canada Secretariat (TBS) hat seine Richtlinien zur Fernarbeit aktualisiert und verlangt von Beamten, dass sie bis Mitte September drei Tage pro Woche im Büro verbringen, wobei von Führungskräften erwartet wird, dass sie vier Tage pro Woche vor Ort sind.
Während die Entscheidung bei Mitarbeitern und Gewerkschaften emotionale Reaktionen hervorrief, löste sie bei den Beamten auch große Frustration – und Fragen – aus.
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Hier erfahren Sie, was Sie über die neu aktualisierte Richtlinie wissen müssen.
Welche Politik verfolgt die Regierung in Bezug auf Fernarbeit?
Die TBS-Richtlinie zur vorgeschriebenen Anwesenheit am Arbeitsplatz legt die Richtlinien dafür fest, wie oft Beamte zur Arbeit im Büro verpflichtet werden.
Bisher mussten die Mitarbeiter mindestens zwei bis drei Tage pro Woche oder 40 bis 60 Prozent ihres regulären Zeitplans vor Ort arbeiten. Die erste Version des hybriden Arbeitsmodells wurde im Dezember 2022 von der ehemaligen Präsidentin des Treasury Board, Mona Fortier, angekündigt und am 31. März 2023 umgesetzt.
Am 1. Mai wurde die Richtlinie aktualisiert und verlangt nun von den stellvertretenden Leitern, für alle Beamten eine Mindestanforderung von drei Tagen pro Woche am Arbeitsplatz einzuführen. Darin wird darauf hingewiesen, dass „zur Gewährleistung der Flexibilität aus betrieblichen Gründen und der Art der Tätigkeit“ leitende Beamte ihre Mitarbeiter auch dazu auffordern können, mindestens 60 Prozent ihrer regulären Arbeitszeit vor Ort zu sein.
Die Richtlinie besagt, dass stellvertretende Leiter „Diskretion walten lassen“ und „sich an ihre betrieblichen Anforderungen anpassen“ sollten.
Wann wird die aktualisierte Richtlinie in Kraft treten?
Die Richtlinie sieht vor, dass die vollständige Umsetzung spätestens am 9. September 2024 erfolgen soll.
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In einer Nachricht an die stellvertretenden Minister sagten Finanzministerin Catherine Blewett und TBS-Personalchefin Jacqueline Bogden, dass viele Beamte, darunter auch Führungskräfte, bereits drei Tage oder mehr pro Woche vor Ort arbeiten.
Für wen gilt die Richtlinie?
Die Richtlinie gilt für alle Kernmitarbeiter der öffentlichen Verwaltung, die im Rahmen von TBS beschäftigt sind. Im Jahr 2023 betrug die Einwohnerzahl der öffentlichen Kernverwaltung 270.798.
Die Regierung empfahl nachdrücklich, dass einzelne Arbeitgeber – wie die Canada Revenue Agency (CRA), die Canadian Food Inspection Agency und Parks Canada – eine ähnliche Strategie verfolgen, „um einen kohärenten Ansatz für den gesamten öffentlichen Dienst sicherzustellen.“
Die CRA, die rund 60.000 Mitarbeiter beschäftigt, hat bereits bestätigt, dass das Personal mindestens drei Tage pro Woche vor Ort sein muss, und folgt damit dem Vorbild von TBS.
Das Office of the Correctional Investigator, das rund 45 Mitarbeiter beschäftigt, wird die Richtlinie ebenfalls bis September umsetzen, wobei den Direktoren „Flexibilität und Diskretion“ eingeräumt wird, um ihren Mitarbeitern entgegenzukommen.
Laut Sprecherin Natasha Leduc prüft das Office of the Auditor General of Canada, das etwa 800 Mitarbeiter beschäftigt, noch immer die jüngste Ankündigung von TBS und bewertet ihre Auswirkungen auf seine Organisation.
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Auch der Social Sciences and Humanities Research Council, der 366 Mitarbeiter beschäftigt, und der Natural Sciences and Engineering Research Council of Canada, der 506 Mitarbeiter beschäftigt, prüfen die Entscheidung.
Ally Taylor, ein Sprecher der Canada Energy Regulator, die rund 600 Mitarbeiter beschäftigt, sagte, die Behörde erwäge derzeit keine Aktualisierung ihrer Richtlinien, die den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, bis zu drei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten.
Gibt es Ausnahmen von der Richtlinie?
In der Richtlinie wurden mehrere mögliche Ausnahmen dargelegt, unter anderem für diejenigen, die vor dem 16. März 2020 für die Fernarbeit eingestellt wurden, für indigene Beamte, „deren Standort für ihre Identität von entscheidender Bedeutung ist, um in ihren Gemeinden zu arbeiten“, und für Mitarbeiter, die mit der Erlaubnis ihres stellvertretenden Stellvertreters arbeiten Minister, arbeiten 125 Kilometer oder mehr entfernt von ihrem vorgesehenen Arbeitsplatz.
Ausnahmegenehmigungen werden „von Fall zu Fall mit zeitlich begrenzter oder längerfristiger Dauer“ gewährt.
„Führungskräfte sollten sicherstellen, dass individuelle Umstände im Einzelfall berücksichtigt werden, einschließlich menschenrechtlicher Verpflichtungen, wie z. B. der Unterbringungspflicht, oder ob ein Mitarbeiter eine vernünftige Erklärung für Abwesenheiten vom vorgesehenen Arbeitsplatz hat, wie z. B. Krankheit, Familie Sorgfaltspflichten oder Einhaltung der COVID19-Selbstisolationsprotokolle“, heißt es in der Richtlinie.
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Die Richtlinie sieht keine Gruppenausnahmen mehr vor, auch nicht für Call-Center- und Informationstechnologie-Mitarbeiter, um „mehr Konsistenz und Fairness im gesamten öffentlichen Dienst zu gewährleisten“.
Die Regierung stellte fest, dass die Umstellung auf die dreitägige Mindestanforderung möglicherweise mehr Zeit für die Anpassung dieser Mitarbeiter und Organisationen erfordern könnte, was bedeutet, dass sie im September 2024 mit der schrittweisen Einführung der Richtlinie beginnen können, wobei die vollständige Umsetzung für das folgende Jahr erwartet wird.
Was passiert, wenn Mitarbeiter sich entscheiden, die Regeln nicht zu befolgen?
In der Richtlinie heißt es, dass die stellvertretenden Leiter für die Überwachung der Anwesenheit vor Ort verantwortlich sind. Dazu können Drehkreuzdaten, Anwesenheitsberichte und IP-Anmeldedaten verwendet werden. Darin wird darauf hingewiesen, dass Ausschüsse auf der Ebene stellvertretender Ministerialassistenten eingerichtet werden sollten, um Datentrends zu überwachen und Kohärenz bei der Zulassung von Ausnahmen sicherzustellen.
Im Hinblick auf Disziplinarmaßnahmen wird von den Managern erwartet, dass sie einem auf ihrem Tarifvertrag basierenden Verfahren folgen. Typischerweise wird von Managern zunächst erwartet, dass sie ein Gespräch mit einem Mitarbeiter führen, um zu versuchen, die Situation zu „beheben“. Benötigt der Arbeitnehmer besondere Vorkehrungen, kann eine Telearbeitsvereinbarung getroffen werden. Es kann auch eine Arbeitsvereinbarung zwischen Managern und Mitarbeitern getroffen werden, mit Bedingungen wie dem Versenden einer E-Mail nach dem Einloggen und vor einer Pause.
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Der letzte Schritt besteht in extremen Fällen darin, dass einem Mitarbeiter gekündigt werden kann, wenn er sich nicht an die Richtlinie hält. Dazu müssten jedoch zuvor Gespräche mit der Geschäftsleitung und der Gewerkschaft des Mitarbeiters stattfinden.
Hat die Regierung vor dieser Entscheidung Studien zur Produktivität oder Zusammenarbeit durchgeführt?
Nein, es tat es nicht. Die Regierung schickte jedoch drei Fragebögen an Abteilungsleiter zum Thema Hybridarbeit, die im Oktober 2022, im Frühjahr 2023 und im Herbst 2023 verteilt wurden.
Die Ergebnisse einer Umfrage unter 78 Organisationen mit mehr als 380.000 Mitarbeitern ergaben, dass bei 10 Prozent der Stellen eine Vollzeitbeschäftigung (fünf Tage pro Woche) im Büro erforderlich war, während 28 Prozent der Stellen mit Vollzeit-Fernarbeit vereinbar waren. Die Mehrheit, 62 Prozent der Stellen, war mit hybrider Arbeit kompatibel.
Einer anderen Umfrage zufolge waren die größten Herausforderungen für die Abteilungen bei der Umsetzung der Richtlinie die Planung und Verwaltung des Übergangs zum hybriden Arbeitsmodell, Gesundheits- und Sicherheitsfragen sowie die Sicherstellung der Einhaltung.
Die jüngste Mitarbeiterbefragung im öffentlichen Dienst, an der Mitarbeiter teilnehmen konnten, ergab, dass 35 Prozent an jedem fünften Tag im Büro arbeiteten und 31 Prozent an zwei Tagen in der Woche vor Ort arbeiteten.
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