Tipps für die Planung von Gruppenreisen

Salo Aburto war begeistert von seiner ersten Reise nach Europa im letzten Monat. Geplant war eine zweiwöchige Spritztour mit seinem besten Freund vom College nach Brüssel, Amsterdam, Paris und Berlin. Sein Freund war verheiratet und lebte in Brüssel und schien darauf aus zu sein, Reiseleiter zu spielen. (Ihr Mann kam für ein paar Tage zu ihnen.) Aburto, 27, ein Spezialist für digitale Inhalte bei einer gemeinnützigen Umweltgruppe in Washington, nahm sich zwei Wochen frei für das Abenteuer. Das Paar würde zum ersten Mal zusammen reisen.

Innerhalb weniger Tage verwandelte sich die Reise in seinen „schlimmsten Alptraum“.

Schnell zeigten sich Risse: Er ist organisiert und hat gerne „eine Reiseroute, plus Plan A und Plan B“, während sie spontaner ist. Er war frustriert darüber, keine Zeit für eigene Erkundungen zu haben, und hatte das Gefühl, dass seine Prioritäten ignoriert wurden. Sie stritten sich sogar um sein Schnarchen. Kleinere Meinungsverschiedenheiten und Schnepfen gipfelten in einer Explosionsschlacht in Berlin. Das nächste Mal sah er sie am Flughafen, wo sie in dem gemeinsam gebuchten Flugzeug zurück nach Brüssel ihren Platz wechselte. Aburto verbrachte die letzten drei Tage dort damit, die Reise alleine zu retten.

Sie haben nicht miteinander gesprochen, seit er Europa vor einem Monat verlassen hat, obwohl sie sich kurz vor seinem Heimflug zum Kaffee getroffen haben, und er hofft, dass sie ihre Beziehung mit der Zeit wieder in Ordnung bringen werden. Aber er wird es sich zweimal überlegen, bevor er wieder mit Freunden reist. „Es macht mich traurig, weil ich das Gefühl habe, dass diese Reise eine erstaunliche Beziehung völlig zerstört hat“, sagte er.

Die Chance, neue Orte zu sehen und mit Freunden Erinnerungen zu sammeln, ist verlockend, aber es kann viel schief gehen. Persönlichkeiten können aufeinanderprallen, Ziele können unterschiedlich sein, wohlmeinende Planer können dämliche Fehler machen. Ob es sich um einen Wochenendausflug oder einen mehrwöchigen internationalen Ausflug handelt, hier erfahren Sie, wie Sie eine Reise von einer Idee in die Realität umsetzen – und wie Sie sie mit intakten Freundschaften überstehen.

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Setze (und vereinbare) Erwartungen. Die Klärung des Ziels der Reise kann den Planungsprozess erleichtern. Eine Reise nach Paris mit dem Ziel, so viele Museen wie möglich zu sehen, hat ein schnelleres Tempo und mehr geplante Ausflüge als ein entspanntes Wochenende in einem Haus am See. Sprechen Sie darüber, was der Großteil der Gruppe tun möchte, und die Teilnehmer können entscheiden, ob sie teilnehmen möchten. An einem kürzlichen New Yorker Geburtstagswochenende mit Freunden machte ich beispielsweise klar, dass ich nicht so lange in Clubs bleiben würde wie der Rest der Gruppe.

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Vereinbaren Sie Termine frühzeitig. Einer der schwierigsten Aspekte bei Gruppenreisen ist es, alle dazu zu bringen, sich zu verpflichten. Die Menschen haben einen vollen Terminkalender und unterschiedlich viel Freizeit; Erstellen Sie ein Google- oder Doodle-Formular und bitten Sie alle, sich ihre Kalender anzusehen und Datumsbereiche anzugeben, wenn sie frei sind. Wählen Sie die Daten mit der größten Überschneidung aus.

„Wenn Sie die Person sind, die diese Reisen organisiert, müssen Sie darauf vorbereitet sein, dass nicht alle gehen“, sagte David Bell, 27, ein Doktorand der Physik an der University of Washington in Seattle, der seit 2013 alle paar Jahre mit seiner Gruppe von Highschool-Freunden verreist. „Es wird kein perfektes Date geben.“

Wählen Sie einen Gruppenorganisator aus. Die Reise wird nicht stattfinden, wenn niemand die Verantwortung übernimmt. Vanessa Bowling Ajavon, Gründerin des Girls Vacation Club, eines in DC ansässigen Reiseunternehmens, das Gruppenreisen für Frauen organisiert, empfiehlt, eine Person als Hauptplanerin zu ernennen. Diese Person trifft Entscheidungen und hält die Gruppe auf Kurs. Ajavon hat gesehen, wie sich viele Möchtegerntrips auflösten, weil niemand die Führung übernehmen wollte. „Wenn zu viele Leute recherchieren, wird es wirklich schlampig“, sagte sie.

Andere können zugewiesen werden, um bestimmte Aspekte wie Hotels, Restaurants und Aktivitäten zu buchen, während der designierte Planer alle auf Kurs hält.

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Geldprobleme sofort klären. Gehen Sie nicht auf eine Reise, ohne klare Erwartungen darüber zu haben, wie viel es kostet, was jeder bezahlen kann und wie die Menschen erstattet werden. Niemand möchte mit einer saftigen Rechnung überrascht werden, und niemand möchte Anzahlungen hinterherjagen.

Reisende mit unterschiedlichen Budgets können trotzdem zusammen Urlaub machen. Olivia Rempel, 29, Videoexpertin für ein Umweltkommunikationszentrum in Norwegen, reist regelmäßig mit Freunden unterschiedlicher Einkommensklassen. Im Mai unternahmen sie und ihr Mann zusammen mit sechs anderen einen Tauchausflug in Jordanien und besuchten später das Wüstenreservat Wadi Rum; Der Rest der Gruppe übernachtete auf einem Luxuscampingplatz mit Zelten mit durchsichtigen Dächern, um die Sterne zu sehen, während Rempel und ihr Mann ein weniger teures Beduinencamp in der Nähe auswählten.

„Wenn sie Geld ausgeben, respektieren wir das vollkommen, aber wir kennen unser Budget und halten uns daran“, sagte sie.

Wenn jemand Geld verschenkt, überlegen Sie, wie und wann jeder seinen Anteil zahlen wird. Holly Trantham, Kreativdirektorin von Financial Diet, benutzte eine Kreditkarte, um Flugtickets zu kaufen, um Lady Gaga in Las Vegas zu sehen; Sie sagte ihren Freunden, wenn Zahlungen fällig waren, um den Menschen Zeit zum Sparen zu geben. „Ich war mit wirklich guten Freunden unterwegs, von denen ich wusste, dass sie es mir zurückzahlen würden“, sagte sie.

Behalten Sie die Ausgaben jeder Person im Auge und begleichen Sie Rechnungen umgehend nach der Reise. Trantham und Rempel empfehlen die Verwendung von Splitwise, einer App, die individuelle Ausgaben erfasst. Wenn jemand mehr Zeit zum Bezahlen benötigt, legen Sie einen Zeitplan fest und halten Sie sich daran.

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Seien Sie bereit, Kompromisse einzugehen. Menschen mit unterschiedlichen Gewohnheiten können gut zusammen reisen, solange die Erwartungen frühzeitig festgelegt werden. Stellen Sie in einer großen Gruppe sicher, dass jede Person mindestens eine Sache tun kann, die sie schätzt.

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Es ist in Ordnung, sich gegen eine Reise mit einem Freund zu entscheiden, wenn dessen Reisestil oder Erwartungen zu sehr von Ihren abweichen. „Man kann jemandem ein wirklich guter Freund sein und entscheiden, dass man nicht mit ihm reisen möchte“, sagte Trantham.

Halten Sie die Reiseroute flexibel. Die meisten Reisenden wünschen sich eine Mischung aus geplanten Aktivitäten und Ausfallzeiten. Sichern Sie sich Tickets oder Reservierungen für alle Gruppenaktivitäten im Voraus, damit sie nicht ausverkauft sind. Planen Sie einige Gruppenmahlzeiten ein, aber lassen Sie andere ungeplant, damit die Leute verschiedene Orte ausprobieren können. Rempel speichert Restaurants auf Google Maps, sodass sie vorgeprüfte Empfehlungen hat, selbst wenn sie herumspaziert.

Ajavon erstellt ihre Reiserouten mit Blick auf Flexibilität. „Du kannst so lange in der Gruppe bleiben, wie du möchtest, aber du kannst auch losziehen und dein eigenes Ding machen“, sagte sie. Auf einer Reise nach Paris zum Beispiel übernachtete sie und traf ihre Freunde zum Mittagessen, nachdem sie den Louvre besucht hatten, wo sie bereits gewesen war.

Alleine Zeit einbauen. Auch die besten Freunde brauchen Abstand voneinander. Berücksichtigen Sie Zeit für sich alleine, egal ob Sie in getrennten Räumen bleiben oder Zeit für Solo-Ausflüge einplanen. Aburto sagte, er werde in Zukunft immer sein eigenes Zimmer reservieren. „Auch wenn ich mehr Geld zahlen muss, komme ich lieber in mein eigenes Zimmer zurück“, sagte er. Für eine bevorstehende Reise nach New York buchte er ein Hotelzimmer, anstatt bei einheimischen Freunden zu übernachten.

Lasst euch gegenseitig locker. Selbst die besten Pläne können entgleisen. Bell, der Physikstudent, war für die Buchung einiger Airbnbs auf einer Reise nach Europa im Jahr 2019 verantwortlich und „erhielt ein bisschen Aufregung“, weil er „einige echte Enttäuschungen gebucht hatte“. Aber seine Freunde vergaben ihm. Denken Sie daran, warum Sie zusammen unterwegs sind, und versuchen Sie, sich darauf zu konzentrieren, Spaß zu haben.

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