Es ist keine Überraschung, dass Menschen Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren. Wir werden mit Ablenkungen bombardiert, von unrealistischen Erwartungen belastet und ertrinken unter zu vielen eingehenden Anfragen. Unser Team bei Crucial Learning hat 1.600 Mitarbeiter und Manager befragt, um die Schwere unseres kollektiven Konzentrationsversagens besser zu verstehen. Die Daten zeichneten ein noch düstereres Bild unserer schwachen Aufmerksamkeitsspanne.
Eines unserer Ergebnisse sollte für Personalleiter besonders alarmierend sein: 60,6 % der Mitarbeiter geben zu, dass sie selten bis nie jeden Tag auch nur ein oder zwei Stunden intensiver, konzentrierter Arbeit ohne Ablenkung leisten. Wohin geht ihre ganze Zeit – und Ihr Geld –?
Wir haben festgestellt, dass zwei von drei Befragten angaben, dass sie Schwierigkeiten haben, sich voll und ganz auf eine einzelne Aufgabe oder Person zu konzentrieren. Und wenn sie einen seltenen Moment der Konzentration haben, sagt jeder Dritte, dass er sich nur 10 Minuten oder weniger auf eine Aufgabe konzentrieren kann, bevor er abgelenkt wird. Und die Auswirkungen von unkonzentriertem Verhalten sind schwerwiegend und weitreichend. Insbesondere nannten die Befragten die größten Kosten ihrer Unfähigkeit, sich zu konzentrieren, als Überforderung, Energiemangel, Stress, verminderte Effizienz, weniger Erfüllung und Enttäuschung.
Spielen wir das einfach im Leben von Damian, einem leistungsstarken Produktmanager, durch. Das erste, was Damian tat, als er heute Morgen aufwachte, war, sein Handy zu nehmen und seine E-Mails zu checken. Während er im Bett lag, konnte er nichts gegen die in diesen E-Mails enthaltenen Anfragen tun, stattdessen begann er seinen Tag mit dem Gefühl, überwältigt zu sein. Glücklicherweise war sein Kalender frei und er hatte Zeit, seinem Projektvorschlag, der Lisa zusteht, den letzten Schliff zu geben.
Sobald er im Büro ankam, drängte Rajiv ihn in die Enge, um ihn um seinen schnellen Beitrag zu den Q3-Prognosen zu bitten. Es würde nur eine Minute dauern, also stimmte Damian zu. Fünfundvierzig Minuten später schickte Damian seine Meinung an Rajiv. Als nächstes sprang er in die lange Liste von E-Mails, die er sich früher am Morgen angesehen hatte. Er bekam ein paar schnelle Dopamin-Hits, indem er auf mehrere reagierte. Aber die nächste E-Mail war eine große Bitte, die er an diesem Morgen vernünftigerweise nicht erledigen konnte. Also beschloss er, es für später aufzuheben, aber die Aufgabe drohte.
Schließlich eröffnete er um 11:15 Uhr seinen Projektvorschlag, aber 15 Minuten später kam Rita vorbei, um sich zu unterhalten, und ehe er sich versah, war es Mittagszeit.
Nach dem Mittagessen versuchte Damian erneut, zu diesem Projektvorschlag zu kommen, nur um zu einer kurzen Arbeitssitzung mit seinem Vorgesetzten gerufen zu werden, um ein Kundenanliegen anzusprechen. Es war 15 Uhr, bevor er zu seinem Vorschlag zurückkam, und bis dahin fühlte er sich erschöpft und müde, also öffnete er seine E-Mail für ein paar schnelle Gewinne. Nachdem er den E-Mail-Rückstand am Nachmittag bearbeitet hatte, einschließlich dieser großen Anfrage vom Morgen, war es an der Zeit, zum Fußballspiel seines Sohnes zu gehen. Damian seufzte. Er war den ganzen Tag beschäftigt, und doch fühlte es sich so an, als wäre nur sehr wenig erreicht worden, einschließlich der einen Sache, die erledigt werden musste – sein Projektvorschlag.
Während er beim Spiel saß, konnte Damian nur über seinen unvollständigen Vorschlag, unbeantwortete E-Mails und drohende Verpflichtungen nachdenken. Obwohl es keine Klingeltöne oder Benachrichtigungen gab, war er dennoch völlig abgelenkt, als er mit seiner Familie hätte anwesend sein sollen.
Dieser Tag war keine Ausnahme – er war die Norm. Kein Wunder, dass sich unsere Mitarbeiter ausgebrannter und ungebundener denn je fühlen. Ablenkungen – von denen einige wichtig sein können, aber dennoch ablenken – holen das Beste aus ihnen heraus. Letztendlich waren unsere Leute beschäftigt, aber waren sie auch produktiv?
Was können Sie als Führungskraft tun, um Ihr Team zu ermutigen, Ablenkungen zu begrenzen und sich zu konzentrieren? Wie können Sie eine Umgebung schaffen, in der Ihre Mitarbeiter Arbeit mit niedriger Priorität ablehnen, die neuesten und lautesten Anfragen blockieren und ihre Zeit und Energie den wichtigsten Projekten und Menschen widmen können?
In den letzten Jahrzehnten haben wir Führungskräfte in den Fähigkeiten untersucht und gecoacht, um in einer hyperstimulierten Welt produktiv zu bleiben. Diese Arbeit wurde in unserem Buch und Kurs geteilt, Dinge erledigen. Aber lassen Sie uns klarer darlegen, was Sie tun können, damit Ihre Teams angemessen engagiert bleiben. Hier sind sieben Ideen, wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, sich zu konzentrieren:
Aufgaben und Projekte inventarisieren.
Dies ist eine Disziplin, in der gesunder Menschenverstand nicht üblich ist. Wenn Ihre Mitarbeiter keine vollständige Liste ihrer Verpflichtungen und Projekte haben, können sie keine realistischen Prioritäten setzen. Machen Sie als Führungskraft die Mitarbeiter dafür verantwortlich, aktuelle To-Do-Listen zu führen, und geben Sie ihnen jede Woche Zeit, diese Verpflichtungen vollständig zu überprüfen, damit sie die Kontrolle behalten.
Kommunikationswege klären und kuratieren.
Der größte Teil unserer Ablenkung ist das Ergebnis einer Fülle von internen Kommunikationskanälen, durch die Menschen in einer typischen Arbeitsplatzumgebung navigieren müssen – ganz zu schweigen von der tatsächlichen Verarbeitung der Inhalte in jedem Kanal. Klären Sie, wofür jeder Kanal verwendet werden sollte und welche Erwartungen an die Antwortzeiten gestellt werden.
Normalisieren Sie das Nein-Sagen.
Führungskräfte müssen psychologische Sicherheit schaffen, um Überforderung und Burnout auszuräumen. Ein brillantes Beispiel kommt von Rich Sheridan, CEO von Menlo Innovations, einem Entwicklungsunternehmen für kundenspezifische Software. Rich weiß, wie wichtig es ist, dass Mitarbeiter ihre Bandbreite kommunizieren. Er ermutigt die Mitarbeiter nicht nur, sich zu äußern, er normalisiert und belohnt das Verhalten auch.
Wenn ein Mitarbeiter sagt, dass er keine Bandbreite hat oder ausgebrannt ist, bringt Rich seinen Projektmanagern bei, zu lächeln und zu sagen: „Danke, dass Sie mir diese schlechten Nachrichten mitgeteilt haben.“ Warum? Hier ist, was Rich uns gesagt hat: „Die meisten Führungskräfte wollen schlechte Nachrichten unterdrücken. Aber schlechte Nachrichten verschwinden nicht einfach. Stattdessen durchdringt es die Kultur, schafft Qualitäts- und Moralprobleme und führt zu endlosen Überstunden.“ Normalisieren Sie das Nein-Sagen, indem Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Überforderung zu kommunizieren. Belohnen Sie das Verhalten, indem Sie überlegt reagieren.
Gestalten Sie Meetings sinnvoll.
Der Arbeitstag der meisten Menschen wird von Meetings monopolisiert. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, konzentriert zu bleiben, indem Sie ihnen erlauben, bedeutungslose Besprechungen abzulehnen. Um die Effektivität von Meetings zu verbessern, hat ein von uns gecoachter Manager einen kühnen Präzedenzfall geschaffen. Er sagte: „Wenn jemand Sie zu einem Meeting einlädt, ohne eine klare Agenda und Gründe, warum Sie für den Erfolg des Meetings von entscheidender Bedeutung sind, haben Sie meine Erlaubnis, es abzulehnen.“ Dieser Manager übertrug dem Ersteller des Meetings (oftmals er selbst) die Verantwortung, der Zeit anderer mehr Respekt entgegenzubringen. Es gab den Mitarbeitern auch die Kontrolle über ihre Tage, damit sie sich auf Arbeiten mit hoher Priorität konzentrieren konnten.
Ermöglichen Sie zielgerichtete Produktivität.
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter während Ihres wöchentlichen 1:1-Gesprächs nicht, ob sie „beschäftigt“ sind. Fragen Sie sie lieber, ob sie die Zeit und den Raum haben, die Arbeit zu erledigen, die sie brauchen oder tun möchten. Wenn die Antwort nein ist, unterstützen Sie sie dabei, diese Lücke zu schließen. Vielleicht brauchen sie Hilfe bei der Priorisierung ihrer To-do-Listen oder werden in Nebenprojekte und -aufgaben hineingezogen und brauchen Ihre Hilfe, um von diesen Anfragen entfernt zu werden. Vielleicht brauchen sie Unterstützung, um ihren Kalender für konzentrierte Arbeitszeiten zu blockieren, oder müssen ihre Arbeitszeiten anpassen, um nahtloser mit ihrer Fähigkeit zur Konzentration zu arbeiten. Finde die Lücken und schließe sie.
Fokus formalisieren.
Der vielleicht einfachste Weg, konzentriertes Arbeiten zu fördern, besteht darin, es in den Kalender einzutragen. Schaffen Sie eine Teamnorm geschützter Arbeitszeit. Sagen Sie dem Team beispielsweise, dass es den Dienstag- und Donnerstagnachmittag für konzentriertes Arbeiten aussparen soll. Während dieser Zeiten darf niemand Besprechungen planen, und andere im Unternehmen sehen, dass die Mitarbeiter ebenfalls nicht verfügbar sind. Aber ein Wort der Warnung: Wenn Sie diese blockierte Zeit einfach überplanen, blockieren Sie sie erst gar nicht. Das führt nur zu einem Misstrauen gegenüber Ihrem Kalender.
Grenzen respektieren.
Wenn Leute sagen, dass sie sich im konzentrierten Arbeitsmodus befinden, was durch ihren Status in Team-Chat-Tools oder ihrem Kalender angezeigt wird, halten Sie sich daran. Als ihr Anführer haben Sie vielleicht das Gefühl, dass diese Regeln für alle außer Ihnen gelten – aber sobald Sie diese Zeit unterbrechen, setzt dies die Norm für alle anderen, dasselbe zu tun. Es sendet die Botschaft aus, dass geschützte Zeit ein Mythos ist und jeder in sie eingreifen darf.
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Diese Praktiken werden Ihnen dabei helfen, eine Kultur aufzubauen, in der sich Ihre Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Es ist wichtig, dass Führungskräfte diese Prinzipien verstehen, denn sie sorgen dafür, dass sich Ihr Team effizient in einer Welt engagiert, die darauf ausgelegt ist, sie abzulenken. Unterstützen Sie ihre Konzentrationsfähigkeit und jeder gewinnt.
